Quy trình vận hành tinh gọn, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp “nhẹ nhàng” hơn trong vấn đề quản lý. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho người quản lý doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình tổng quan của doanh nghiệp, nhờ vậy mà đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây Grant Thornton giới thiệu đến anh chị 5 bước để xây dựng và tối ưu hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Nội Dung Trang
Quy trình vận hành trong doanh nghiệp được hiểu như thế nào?
Quy trình vận hành là toàn bộ các quy tắc, các bước hướng dẫn cho nhân sự, bộ phận trong một tổ chức tuân thủ và làm theo nhằm đạt được các mục tiêu đề ra trong doanh nghiệp. Ngày nay, doanh nghiệp luôn tìm cách tối ưu hóa quy trình vận hành để tiết kiệm chi phí và đạt được mục tiêu công việc một cách hiệu quả hơn.
Vì vậy, tối ưu hóa quy trình vận hành là yếu tố then chốt trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thích ứng tốt với mọi thay đổi của thị trường.
Doanh nghiệp xây dựng 1 quy trình vận hành hiệu quả sẽ có những lợi ích gì?
Một quy trình vận hành hoạt động doanh nghiệp chất lượng, đảm bảo năng suất và tiến độ sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Với một doanh nghiệp tối ưu hóa được quy trình vận hành sẽ có những lợi ích to lớn như:
- Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và các phòng ban.
- Nhân viên làm việc năng động hơn và đạt hiệu quả cao hơn nhờ quy trình thông minh.
- Hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành vì đã được chuẩn hóa theo trình tự nhất định.
Ngoài ra, một lợi ích đặc biệt khác mà việc doanh nghiệp nhận được đó chính là tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và thời gian. Đây là 2 yếu tố quan trọng mà bất của chủ doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu.
5 bước xây dựng và tối ưu hóa quy trình vận hành dành cho doanh nghiệp
Mặc dù việc xây dựng và quản lý các quy trình trong doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và công sức. Nhưng nó sẽ trở nên tương đối dễ dàng nếu được tuân thủ theo 5 giai đoạn dưới đây:
Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
Anh chị cần tuân thủ 5 bước dưới đây khi xây dựng một quy trình trong doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định nhu cầu, mục đích, phạm vi của quy trình.
Bước 2: Chuẩn hóa quy trình dưới dạng mô tả.
Bước 3: Xác định thành viên tham gia vào quá trình.
Bước 4: Kiểm soát và kiểm tra chặt chẽ quy trình.
Bước 5: Tổng hợp tất cả dưới dạng văn bản.
Modeling: Mô hình hóa quy trình
Trong giai đoạn mô hình hóa quy trình, nội dung lý thuyết ở giai đoạn đầu tiên sẽ được minh họa dưới dạng hình ảnh. Mục đích của giai đoạn này là:
- Giúp anh/chị nhìn vào quy trình để đánh giá kết quả đầu ra.
- Nắm bắt được đâu là giai đoạn cần để tối ưu hóa và cải thiện.
- Giúp các thành viên tham gia hiểu rõ quy trình vận hành.
Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
Khi giai đoạn 2 hoàn tất, các bộ phận có thể bắt đầu áp dụng quy trình này để thực hiện. Các hoạt động triển khai nên được lưu trữ để người quản lý có thể kiểm soát tiến độ công việc được tốt hơn. Ngoài ra, điều này cũng có thể giúp người quản lý biết được bước nào đang gặp vấn đề để tìm ra phương hướng tối ưu thích hợp. Anh/chị có thể sử dụng các công cụ này để theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên.
Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
Để tổ chức doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng và hiệu quả thì người lãnh đạo đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chủ doanh nghiệp sẽ là người giúp tổ chức xác định hướng đi đúng đắn ngay từ đầu. Để làm được điều này, anh/chị cần xác định và đưa ra một quy trình vận hành thực sự chính xác và hiệu quả. Và trong bước này, anh chị sẽ theo dõi và đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình để đưa ra nhận xét của mình.
Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình
Dựa trên các chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, anh/chị sẽ xác định được những thiếu sót và hạn chế trong các quy trình hiện tại của doanh nghiệp mình. Từ đó, anh/chị có thể thiết kế, điều chỉnh quy trình để có kết quả tốt hơn trong tương lai.
Grant Thornton – Đơn vị cung cấp phần mềm quản trị, vận hành doanh nghiệp hiệu quả
Grant Thornton Việt Nam là nhà cung cấp phần mềm vận hành và quản trị doanh nghiệp uy tín. Đây là một thành viên độc lập của Grant Thornton International, được thành lập vào năm 1993. Thời gian khởi đầu, Grant Thornton Việt Nam là liên doanh với Concetti. Năm 1997, Grant Thornton Việt Nam chuyển đổi thành doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài và thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Khi đến với Grant Thornton, các chuyên gia sẽ giúp anh chị hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình. Đồng thời giúp anh chị nắm rõ tình hình thị trường hiện tại cũng như tìm ra định hướng cho các chiến lược tăng trưởng trong tương lai. Grant Thornton Việt Nam tự tin mang đến cho anh chị nhiều lợi ích nhờ mạng lưới kết nối toàn cầu và đưa ra các giải pháp phù hợp với thị trường trong nước. Từ đó, giúp doanh nghiệp của quý anh chị đạt được mục tiêu và thành công tại Việt Nam.
Với những chia sẻ liên quan đến vấn đề tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp ở bài viết trên. Grant Thornton tin rằng anh/chị đã thấy được vài trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Nếu vấn đề tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp đang khiến anh/chị đau đầu, hãy liên hệ ngay Grant Thornton qua hotline: (+84) 8 3910 9100 để được tư vấn về giải pháp
