Quy trình triển khai ERP vốn đã phức tạp và đòi hỏi nhiều yêu cầu nên khi doanh nghiệp nào quan tâm đến vấn để này cũng cần phải tìm hiểu thật kỹ. Nếu anh/chị cũng đang muốn biết quy trình triển trai ERP như thế nào và cần phải chuẩn bị gì khi thực hiện thì hãy cùng Grant Thornton tham khảo bài viết dưới đây. Nội dung này Grant Thornton sẽ chia sẻ đến anh/chị 5 bước chuẩn bị cho doanh nghiệp triển khai ERP.
Nội Dung Trang
Hiểu được vì sao một số dự án ERP lại thất bại
Để quy trình triển khai ERP diễn ra thành công, anh/chị cần phải biết vì sao có một số dự án ERP lại thất bại để từ đó tránh lặp lại những sai lầm này. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến.
Sự hạn chế tham gia từ doanh nghiệp
Phải mất rất nhiều nỗ lực để đưa một hệ thống ERP mới vào sản xuất nên doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và nhân lực cho quá trình triển khai. Để làm được điều này, nhóm dự án thực hiện cần phải hiểu về quy trình hiện tại của doanh nghiệp đang muốn cải tiến vấn đề gì, doanh nghiệp đang muốn gì và làm thế nào để thực hiện điều đó… Từ đó, nêu ra chính xác nguyện vọng mà doanh nghiệp muốn đáp ứng để bên triển khai lập kế hoạch triển khai ERP một cách chính xác hơn.
Quản trị tính khả thi của dự án
Điều thường gây gián đoạn cho quy trình triển khai ERP là thực hiện một bộ mục tiêu và phải thay đổi chúng một cách đột ngột giữa chừng. Để khắc phục điều này, nhà cung cấp cần trung thực và không hứa hẹn quá mức với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng cần đặt ngân sách, thông số kỹ thuật của dự án xác định rõ ràng và thống nhất thời gian hợp lý bám sát các mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp cho hai bên có căn cứ làm việc với nhau rõ ràng và hiệu quả hơn.
Không tập trung vào phạm vi dự án
Rủi ro này xảy ra khi các bên không có một kế hoạch cụ thể và chi tiết khi tiến hành triển khai dự án. Thông thường, các bên chỉ thống nhất với nhau về bức tranh tổng thể mà quên mất rằng sự chi tiết cũng là điều rất cần thiết. Nếu chúng không được xác định rõ ràng ngay từ ban đầu thì dự án rất dễ rơi vào tình trạng phải điều chỉnh liên tục, gây mất thời gian và tốn kém chi phí.
Bỏ qua phân tích trực tiếp
Quá trình triển khai ERP mới là một quá trình phức tạp nên rất dễ rơi vào tình trạng sau khi dự án hoàn thành và đưa vào sử dụng thì lại không đạt được mong đợi của các bên. Điều này xảy ra do các bên đã bỏ qua việc hình dung xem hệ thống sẽ trông như thế nào khi đến lúc đi vào hoạt động. Vì vậy, việc thực hiện phân tích về quá trình đưa vào hoạt động để hai bên đi đến thỏa thuận là vô cùng cần thiết. Hãy thực tế trong cách lập kế hoạch cho dự án ERP và tránh để sự phấn khích của sự đổi mới cuốn anh/chị xa rời thực tế.
Sắp xếp các quy trình triển khai ERP của bạn theo thứ tự
Nhiều người sẽ cố gắng nói với anh/chị rằng việc triển khai ERP là về việc di chuyển dữ liệu. Điều này không sai vì anh/chị chỉ chuyển dữ liệu của mình sang nền tảng ERP mới và đảm bảo dữ liệu ở đúng nơi. Tuy nhiên, việc “đảm bảo dữ liệu ở đúng nơi” mới là yếu tố quan trọng quyết định quy trình triển khai ERP có thành công hay không. Để đảm bảo được điều này, anh/chị cần tham khảo thứ tự thực hiện sau:
Lập bản đồ và phân tích quy trình
Bạn không thể sắp xếp phần mềm phù hợp với các quy trình trừ khi trước đó anh/chị biết những gì được bao gồm trong các quy trình đó. Trước khi khởi chạy một hệ thống ERP mới, anh/chị cần vạch ra các quy trình kinh doanh khác nhau của mình, nêu chi tiết các quy trình công việc liên quan, xác định điểm tương đồng giữa các đơn vị hoạt động khác nhau và sự thiếu hiệu quả của chúng. Điều này không chỉ giúp anh/chị tìm ra các điểm rắc rối mà giải pháp ERP mới có thể giải quyết, mà còn cho phép anh/chị xác định các tính năng cần thiết để duy trì hoạt động doanh nghiệp trơn tru.
Xác định các giao điểm
Việc xác định nơi quy trình của anh/chị phù hợp với cách cấu trúc hệ thống ERP (hoặc mức độ linh hoạt mà nền tảng ERP có thể điều chỉnh theo quy trình của anh/chị mà không cần mã tùy chỉnh) đóng vai trò chính trong việc xác định kỳ vọng của dự án và chọn hệ thống phù hợp. Hơn nữa, các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chuyên dụng có thể được giúp ích rất nhiều trong việc điều chỉnh các quy trình của doanh nghiệp.
Thiết lập chiến lược dự án và thay đổi triển khai ERP
Một quy trình triển khai ERP thường sẽ đi kèm với sự thay đổi sâu rộng. Có rất nhiều điều phải suy nghĩ và doanh nghiệp của anh chị phải xem xét các vấn đề về tài chính, thủ tục, kỹ thuật và con người phát sinh trong quá trình thực hiện. Các vấn đề mà anh/chị cần quan tâm ở bước này là:
- Triển khai ERP và thay đổi tài chính để hiểu được ý nghĩa tài chính cũng như chi phí và ngân sách của một dự án ERP.
- Dự án ERP và yếu tố con người. Tài liệu dành cho người dùng cuối rất quan trọng trong việc đặt kỳ vọng cho việc triển khai ERP. Bạn có thể sử dụng tài liệu để làm nổi bật các tính năng mới, cung cấp một số khóa đào tạo từ lãnh đạo và giúp người dùng làm quen với giao diện và khả năng của hệ thống ERP.
Lập kế hoạch sau khi triển khai
Mọi chuyện chưa dừng lại sau khi đã hoàn thành quy trình triển khai ERP vì sau đó mọi vấn đề mới bắt đầu. Đào tạo nhân viên làm quen với giao diện và biết cách sử dụng hệ thống là một phần quan trọng để đảm bảo nhân sự làm quen với công nghệ này và thực hiện công việc hiệu quả.
Quá trình hậu triển khai nên thực hiện theo cách dần dần mở rộng sử dụng trên toàn bộ doanh nghiệp và tối ưu hóa môi trường cơ sở dữ liệu. Việc thu hút người dùng tham gia đầy đủ và thiết lập văn hóa cải tiến liên tục có thể đảm bảo anh/chị nhận được nhiều giá trị nhất có thể từ khoản đầu tư của mình.
Hiểu quy trình của nhà cung cấp
Hầu hết các nhà cung cấp ERP sẽ xây dựng một quy trình triển khai ERP cụ thể và tinh chỉnh chúng để hoạt động trong các trường hợp cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, dựa trên triết lý kinh doanh, tầm nhìn và uy tín của nhà cung cấp sẽ giúp anh/chị lựa chọn được đối tác phù hợp với mục tiêu của mình để đảm bảo quy trình triển khai ERP diễn ra thuận lợi hơn.
Như Grant Thornton đã chia sẻ, quy trình triển khai ERP diễn ra rất phức tạp và cần có sự hỗ trợ từ bên triển khai uy tín, chuyên nghiệp. Nếu anh chị đang quan tâm đến phần mềm này và muốn được tư vấn về hệ thống ERP trọn gói thì hãy liên hệ ngay với Grant Thornton qua hotline: +84 8 3910 9100 hoặc +84 4 3850 1686 để được hỗ trợ. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiêm, Grant Thornton sẽ mang đến cho quý anh/chị các dự án tư vấn thực tiễn, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp của anh chị.
