Bài viết
6 giai đoạn chính của một kế hoạch triển khai ERP
Sep 30, 2024
Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thể là một công việc phức tạp ảnh hưởng đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp. Để một kế hoạch được triển khai thành công, anh/chị cần thiết kế cẩn thận từng giai đoạn, chia việc triển khai thành các giai đoạn và mỗi giai đoạn có mục tiêu rõ ràng. Nội dung dưới đây là 6 giai đoạn của một kế hoạch triển khai ERP. Bạn hãy cùng Grant Thornton tìm hiểu nhé!
Triển khai ERP là quá trình mà doanh nghiệp sẽ đưa ERP vào hoạt động kinh doanh của mình để mang lại hiệu quả trong kinh doanh[/caption]
Dựa trên yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp, ERP sẽ được thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu đó[/caption]
Giai đoạn hỗ trợ giúp người dùng tiếp cận ERP một cách dễ dàng và hiệu quả hơn[/caption]
Triển khai ERP là cả một quá trình lâu dài nên đòi hỏi doanh nghiệp luôn xem xét, đánh giá để tối ưu dần[/caption]
Ban tài trợ điều hành có vai trò giúp cho toàn doanh nghiệp thấy được sự quan trọng của dự án ERP[/caption]
Vòng đời triển khai ERP là gì?
Vòng đời triển khai ERP là thời gian cần thiết để triển khai phần mềm ERP trong công ty của anh/chị. Vòng đời triển khai bao gồm nhiều bước và quy trình, bao gồm nghiên cứu và lập kế hoạch, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, triển khai và hỗ trợ. Thời gian thực hiện có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của doanh nghiệp nhưng vòng đời thường mất từ 6 đến 12 tháng.
Giai đoạn đầu tiên triển khai ERP là gì?
Nghiên cứu và lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên của việc triển khai ERP. Trong giai đoạn này, một nhóm dự án sẽ được thành lập để bắt đầu xây dựng một kế hoạch dự án ERP. Kế hoạch này sẽ phục vụ như một hướng dẫn trong suốt phần còn lại của dự án. Các cuộc họp ban đầu cũng sẽ diễn ra và tài liệu sẽ được phát triển khi nhóm làm việc nhằm xác định các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp cũng như các giải pháp tiềm năng để khắc phục. Trong giai đoạn này, nhóm dự án cũng nên nghiên cứu và lựa chọn các yêu cầu chi tiết cho hệ thống để các bên làm việc với nhau hiệu quả hơn.
Trên đây là những thông tin liên quan đến các giai đoạn triển khai ERP mà Grant Thornton muốn chia sẻ đến anh/chị. Hy vọng qua những thông tin trên, Grant Thornton đã giúp anh/chị hình dung rõ ERP sẽ được triển khai như thế nào. Nếu doanh nghiệp của anh/chị đang có nhu cầu triển khai phần mềm ERP, hãy liên hệ ngay với Grant Thornton qua hotline: +84 8 3910 9100 hoặc +84 4 3850 1686 để được tư vấn nhé!
Triển khai ERP là gì?
Một hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng trong toàn doanh nghiệp, chẳng hạn như quản lý tài chính, nguồn nhân lực, bán hàng và sản xuất, để mang lại những lợi ích như tăng năng suất và hiệu quả. Triển khai ERP mô tả quá trình lập kế hoạch và triển khai ERP. Quá trình này thường diễn ra trong vài tháng vì rất phức tạp. Hệ thống ERP sẽ phải hỗ trợ và tự động hóa nhiều chức năng khác nhau. Để đảm bảo triển khai thành công, tổ chức cần xác định cẩn thận các yêu cầu của mình, xác định cách thiết kế lại các quy trình để tận dụng lợi thế của hệ thống, định cấu hình hệ thống ERP để hỗ trợ các quy trình đó và kiểm tra nghiêm ngặt trước khi triển khai cho người dùng. Để điều hướng thành công tất cả các bước trên theo lịch trình, tổ chức phải lập kế hoạch cẩn thận và có phương pháp triển khai theo giai đoạn. [caption id="attachment_2236" align="aligncenter" width="800"]
Các giai đoạn của kế hoạch triển khai ERP là gì?
Một kế hoạch triển khai ERP điển hình có thể được chia thành sáu giai đoạn, mỗi giai đoạn có các mục tiêu cụ thể. Mỗi doanh nghiệp là riêng biệt, vì vậy các giai đoạn có thể khác nhau một chút tùy thuộc vào từng mô hình của công ty. Tuy nhiên, về cơ bản thì các giai đoạn của kế hoạch triển khai ERP sẽ gồm: Nghiên cứu và lập kế hoạch, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, triển khai, hỗ trợ.Nghiên cứu & Lập kế hoạch
Giai đoạn đầu tiên triển khai ERP là gì? Điều này bao gồm nghiên cứu và lựa chọn một hệ thống. Đồng thời, doanh nghiệp cần thiết lập một nhóm dự án và xác định các yêu cầu hệ thống chi tiết. Nhóm dự án sẽ xử lý nhiều vai trò liên quan đến việc triển khai, bao gồm đặt ra kế hoạch dự án và ngày mục tiêu. Nhóm dự án phải đảm bảo phân bổ đủ nguồn lực, đưa ra quyết định về sản phẩm và thiết kế cũng như quản lý dự án hàng ngày. Nhóm dự án ERP thường bao gồm: Một nhà tài trợ điều hành, một người quản lý dự án và đại diện từ các phòng ban sẽ sử dụng hệ thống. Sự tham gia của quản lý cấp cao là rất quan trọng để đảm bảo dự án có được nguồn lực cần thiết và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để thực hiện thay đổi trong toàn tổ chức. Nhóm cũng có thể thuê một nhà tư vấn bên ngoài hoặc đối tác triển khai ERP để cung cấp kiến thức chuyên môn trong việc thiết kế cấu hình hệ thống. Hơn nữa, nhóm dự án cũng nên bao gồm bất kỳ chuyên gia nội bộ nào tham gia triển khai hệ thống. Chẳng hạn như đại diện từ bộ phận công nghệ thông tin và người viết báo cáo, người sẽ phát triển các báo cáo tùy chỉnh cho người dùng trong toàn tổ chức. Một trong những mục tiêu ban đầu của nhóm sẽ là nêu chi tiết sự kém hiệu quả của quy trình đang vận hành và các yêu cầu đối với hệ thống ERP cần có để khắc phục những nhược điểm đó. Nhờ có những thông tin này mà nhóm dự án sẽ lập kế hoạch để triển khai hệ thống ERP một cách hiệu quả nhất.Thiết kế
Giai đoạn thiết kế được thực hiện dựa trên các yêu cầu chi tiết và sự hiểu biết về quy trình công việc hiện tại. Giai đoạn này giúp phát triển một thiết kế chi tiết cho hệ thống ERP mới. Vì vậy, ở giai đoạn này rất cần nhóm dự án có người hiểu rõ về quy trình của doanh nghiệp để từ đó phát triển hệ thống ERP tối ưu hơn. Ngoài ra, vai trò của người này còn giúp phân tích được lỗ hổng của hệ thống để xác định các điểm phức tạp của quy trình. Từ đó, đưa ra các yêu cầu đặc biệt để tùy chỉnh phần mềm ERP hoặc thay đổi quy trình làm việc để phù hợp hơn với chính hệ thống ERP. Nhóm có thể trình bày các lỗ hổng với đối tác triển khai hoặc nhà cung cấp của mình và yêu cầu họ xác định các giải pháp tiềm năng. [caption id="attachment_2237" align="aligncenter" width="800"]
Phát triển
Khi đã có yêu cầu thiết kế rõ ràng, giai đoạn phát triển có thể bắt đầu. Giai đoạn này cũng có thể bao gồm việc phát triển tích hợp với bất kỳ ứng dụng kinh doanh hiện có nào khác của doanh nghiệp mà hệ thống ERP sẽ không thay thế. Nếu anh/chị đang sử dụng hệ thống ERP tại chỗ, tổ chức sẽ cần cài đặt phần cứng và phần mềm cần thiết. Song song với việc phát triển phần mềm, nhóm nên xây dựng các tài liệu đào tạo để giúp người dùng làm quen với hệ thống mới. Nhóm cũng cần lập kế hoạch di chuyển dữ liệu, vì sẽ liên quan đến việc trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu từ nhiều hệ thống. Mà mỗi hệ thống có thể sử dụng các định dạng khác nhau và có thể chứa thông tin trùng lặp hoặc không nhất quán. Nhóm dự án nên xác định dữ liệu nào sẽ di chuyển trong giai đoạn này. Tránh di chuyển toàn bộ tất cả dữ liệu lịch sử, vì rất nhiều dữ liệu trong số đó có thể không liên quan.Thử nghiệm
Thử nghiệm và phát triển có thể được thực hiện đồng thời. Ví dụ: Nhóm dự án có thể kiểm tra các mô-đun và tính năng cụ thể, phát triển các bản sửa lỗi hoặc điều chỉnh dựa trên kết quả. Hoặc, nhóm có thể thử nghiệm một mô-đun ERP trong khi một mô-đun khác vẫn đang được phát triển. Trong giai đoạn này, nhóm cần kiểm tra nghiêm ngặt toàn bộ khả năng của hệ thống. Đồng thời, cho phép một số nhân viên chạy thử nghiệm hệ thống cho tất cả các hoạt động hàng ngày của họ. Giai đoạn này cũng nên bao gồm thử nghiệm dữ liệu đã di chuyển và đào tạo một số thông tin cơ bản cho người dùng cuối. Hầu hết các nhà cung cấp có thể cung cấp các công cụ trước và sau khi triển khai để bắt đầu đào tạo người dùng. Nhưng ngoài sự hỗ trợ của nhà cung cấp, doanh nghiệp nên tận dụng tốt các tài liệu đào tạo của nhóm dự án đã tạo ra trong giai đoạn phát triển. Làm sao để đảm bảo cho người dùng cuối hiểu rõ và thực hiện được các công việc của họ một cách hiệu quả.Triển khai
Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp của anh/chị mong chờ nhất sau những chuỗi ngày lao động vất vả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị dự phòng cho những vấn đề xuất nhất có thể xảy ra. Vì mọi sự thay đổi đều sẽ phát sinh những sự cố. Nhóm dự án nên sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giúp người dùng hiểu hệ thống và cố gắng khắc phục mọi sự cố. Đối tác triển khai của anh/chị sẽ có thể trợ giúp khắc phục sự cố nếu cần. Có thể mất thời gian để người dùng thích ứng với hệ thống và đạt được mức tăng năng suất như dự kiến. Nên doanh nghiệp cần kiên nhẫn thực hiện kế hoạch triển khai và bình tĩnh xử lý vấn đề. Một số doanh nghiệp đặt mục tiêu triển khai đồng thời tất cả các mô-đun của hệ thống ERP, trong khi những doanh nghiệp khác tập trung trước tiên vào các mô-đun hoặc quy trình có mức độ ưu tiên cao. Để giảm thiểu rủi ro, một số doanh nghiệp cũng tiếp tục chạy các hệ thống cũ song song với việc triển khai ERP mới trong một thời gian. Mặc dù điều này có thể làm tăng thêm chi phí dự án tổng thể và giảm năng suất của người dùng.Hỗ trợ & Cập nhật
Hỗ trợ sau khi triển khai ERP sẽ mang đến cho người dùng sự hài lòng và đảm bảo doanh nghiệp đạt được những lợi ích như mong muốn. Nhóm dự án có thể vẫn chịu trách nhiệm về hệ thống ERP trong giai đoạn này, nhưng trọng tâm sẽ chuyển sang lắng nghe phản hồi của người dùng và điều chỉnh hệ thống cho phù hợp. Một số phát triển và cấu hình bổ sung có thể cần thiết khi các tính năng mới được thêm vào hệ thống. Ngoài ra, cách nhân viên mới cũng sẽ cần được đào tạo về hệ thống. Nếu doanh nghiệp có hệ thống ERP tại chỗ, doanh nghiệp sẽ cần cài đặt các bản cập nhật phần mềm định kỳ và thậm chí có thể cần nâng cấp phần cứng theo thời gian. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống ERP dựa trên đám mây, nhà cung cấp của doanh nghiệp có thể tự động cập nhật phần mềm. [caption id="attachment_2238" align="aligncenter" width="800"]
Triển khai ERP Thực tiễn tốt nhất
Nếu chỉ đơn giản tạo ra một cách tiếp cận và triển khai ERP theo giai đoạn sẽ không đảm bảo thành công. Điều quan trọng không kém là doanh nghiệp cần tuân theo các phương pháp triển khai ERP tốt nhất trong từng giai đoạn. Nhìn chung, các phương pháp hữu ích nhất sẽ bao gồm: Đừng đánh giá thấp việc lập kế hoạch: Mặc dù lao vào thiết kế và phát triển càng sớm càng tốt có thể rất tiết kiệm thời gian, nhưng điều quan trọng là không nên vội vàng trong giai đoạn lập kế hoạch. Vì giai đoạn này sẽ là nền tảng vững chắc cho toàn bộ dự án triển khai nên hãy đảm bảo rằng dự án có sự hỗ trợ từ cấp cao, hoạt động với một kế hoạch rõ ràng và được phân bổ ngân sách cũng như nhân sự phù hợp. Đừng đánh giá thấp sự hỗ trợ và đào tạo: Một số thành viên nhóm dự án có thể cảm thấy rằng ngày triển khai là chính là ngày quan trọng nhất và họ không còn quan tâm đến những gì xảy ra sau đó. Tuy nhiên, đối với người dùng hệ thống, ngày triển khai mới chỉ là bắt đầu. Chính những gì xảy ra sau đó mới là điều cốt yếu cho sự thành công của dự án. Điều quan trọng vẫn là việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực đầy đủ để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố, cung cấp bản cập nhật. Ngoài ra, đào tạo người dùng cuối cũng là một yếu tố quan trọng. Nhân viên cần cảm thấy thoải mái khi sử dụng hệ thống và làm quen với bất kỳ quy trình công việc mới nào. Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cẩn thận: Các doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi chỉ nghĩ đơn giản là di chuyển tất cả dữ liệu lịch sử sang hệ thống mới. Trên thực tế, một số thông tin trong các hệ thống cũ có thể đã lỗi thời hoặc không cần thiết. Bạn thử nghĩ xem, thông tin đặt hàng có lịch sử 10 năm có thực sự còn giá trị? Có phải tất cả các nhà cung cấp trong danh sách của anh/chị vẫn còn tồn tại không? Quá trình chuyển đổi sang hệ thống ERP là cơ hội để doanh nghiệp dọn dẹp và hợp lý hóa dữ liệu của tổ chức. Vì vậy mà anh/chị nên lập một kế hoạch rõ ràng để thực hiện điều đó Giao tiếp: Điều này là cần thiết trong suốt tất cả các giai đoạn thực hiện. Nhóm nên ưu tiên thường xuyên trao đổi với mọi người trong tổ chức về lý do triển khai ERP, các mục tiêu và lợi ích cũng như những gì mong đợi ở mỗi giai đoạn. Giao tiếp hai chiều là rất quan trọng. Nhóm dự án nên lắng nghe cẩn thận các vấn đề của người dùng trước và sau khi triển khai. Triển khai ERP có thể là một trong những khoản đầu tư lớn nhất về thời gian, tiền bạc và nguồn lực mà công ty của anh/chị có thể thực hiện. Và anh/chị chỉ có thể thấy được ERP thực sự hiệu quả đến mức nào khi triển khai nó. Vì vậy, khi anh/chị đã triển khai ERP, anh/chị hãy liên tục xem xét, tối ưu hoá quy trình kinh doanh để có thể bổ sung dần các tính năng để có thể đạt được một sản phẩm ERP thành công trong dài hạn. [caption id="attachment_2239" align="aligncenter" width="800"]
Câu hỏi thường gặp về các giai đoạn triển khai ERP
Trên thực tế, triển khai ERP vẫn còn là một khái niệm mơ hồ đối với nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, những giải đáp thắc mắc dưới đây sẽ là kiến thức rất bổ ích cho quý anh/chị. Đâu là giai đoạn khó khăn nhất trong quá trình triển khai ERP? Điều đó phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cả việc triển khai hệ thống anh/chị đã chọn dễ dàng như thế nào. Nhưng thường thì giai đoạn nghiên cứu và lập kế hoạch là giai đoạn khó khăn nhất. Vì có thể sẽ khó thuyết phục mọi người trong toàn tổ chức cam kết dành thời gian, kinh phí cũng như thống nhất về lịch trình dự án rõ ràng. Nếu giai đoạn đầu trơn tru thì khi vào các giai đoạn sau của quy trình triển khai ERP sẽ dễ bám sát mục tiêu hơn. Hơn nữa, triển khai ERP mà không có kế hoạch rõ ràng cũng chính là con đường nhanh nhất dẫn đến thất bại. Làm thế nào anh/chị có thể tránh được sự chậm trễ trong việc triển khai ERP? Hãy dành thời gian để tập trung hoàn thành đúng hạn trong giai đoạn đầu tiên. Để làm được điều này, đội dự án cần ước tính chính xác về khung thời gian và các nguồn lực cần thiết. Sau khi giai đoạn đầu được ước tính chính xác và thực hiện đúng dự định thì các giai đoạn sau sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng thời gian ước tính phải chính xác và có sự kỷ luật trong suốt quá trình thực hiện. Vì đã có nhiều dự án bị chậm tiến độ chỉ vì thời gian dự kiến ban đầu không có độ thực tế. Do đó, hãy cân nhắc đánh giá lại tiến trình tại các điểm chính trong quá trình triển khai để xem liệu có cần điều chỉnh hay không. Các giai đoạn triển khai có khác nhau không nếu anh/chị sử dụng ERP đám mây so với ERP tại chỗ? Mặc dù các giai đoạn của từng loại hệ thống ERP là giống nhau, nhưng một số hoạt động trong mỗi giai đoạn sẽ khác nhau. Sự khác biệt rõ ràng nhất là trong Giai đoạn 1, khi thực hiện cài đặt ERP tại chỗ thì phần cứng được phân phối và lắp đặt. Trong khi đối với ERP đám mây thì yêu cầu kỹ năng công nghệ, cũng như các giai đoạn sau liên quan đến cấu hình và cập nhật hệ thống. Thời gian triển khai tổng thể của việc triển khai ERP tại chỗ cũng sẽ mất nhiều hơn so với khi doanh nghiệp triển khai ERP nền tảng đám mây. Ban tài trợ điều hành dự án quan trọng như thế nào trong giai đoạn đầu triển khai ERP? Vai trò của ban tài trợ điều hành trong dự án là rất quan trọng. Vì dự án ERP có thể cần phải cạnh tranh với các nguồn lực khác trong doanh nghiệp. Một nhà tài trợ điều hành có năng lực chẳng hạn như Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc tài chính có thể giúp đảm bảo dự án nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ mọi người trong doanh nghiệp. Nếu không có sự tài trợ của cấp điều hành, người quản lý dự án và các nhà quản lý phòng ban liên quan khác thì có thể dự án triển khai ERP phải đối mặt với một cuộc đấu tranh khó khăn. [caption id="attachment_2240" align="aligncenter" width="800"]
