Khi các cửa hàng, doanh nghiệp phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng nhiều. Do đó, quản lý kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vậy có cách nào quản lý kho hàng để hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát? Dưới đây là những cách quản lý kho hàng hiệu quả mà Grant Thornton tổng hợp và chia sẻ với anh/chị.
Nội Dung Trang
Quản lý kho hàng là gì? Tầm quan trọng của quá trình quản lý kho hàng
Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho như nhập – xuất – tồn, chuyển kho… để tránh bị thất thoát. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí, tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp. Đồng thời, nó còn có ý nghĩa giúp nhà quản lý biết được mặt hàng nào còn trong kho và còn với số lượng bao nhiêu. Nhờ vậy mà nhà quản lý sẽ đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách chính xác hơn.
Hiện tại các cửa hàng nhỏ lẻ có thể quản lý kho bằng file excel vì số lượng sản phẩm không nhiều. Nhưng khi mở rộng quy mô, số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn hoặc có nhiều kho khác nhau, đơn vị kinh doanh cần sử dụng phần mềm quản lý kho để rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực và chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Dưới đây là một số vai trò và ý nghĩa của việc quản lý kho hiệu quả mang đến.
Tránh thất thoát hàng hóa, hàng hóa tồn kho quá hạn.
Tiết kiệm chi phí mua hàng, không để nguồn vốn sử dụng sai mục đích.
Chủ động được việc luân chuyển lượng hàng kịp thời, hiệu quả.
Tối ưu doanh thu và lợi nhuận cửa hàng hiệu quả, tạo sự chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp, mang đến sự tin tưởng của khách hàng.
Quy trình quản lý kho hiệu quả?
Để có được quy trình quản lý kho hiệu quả, anh/chị hãy tham khảo những bước cơ bản dưới đây.
Nhập kho
Hàng hóa sau khi được đưa về kho cần được anh/chị kiểm tra cẩn thận, kiểm tra số lượng và đối chiếu khớp với phiếu xuất kho của nhà cung cấp. Sau đó, các thông tin chi tiết như (màu sắc, số lượng, kích thước, ngày còn hàng, hạn sử dụng…) của sản phẩm cần được ghi chú chi tiết trên phần mềm quản lý kho hoặc Excel.
Xuất kho
Việc xuất kho sẽ được bắt đầu ngay sau khi các bộ phận liên quan gửi phiếu yêu cầu xuất kho cho trưởng kho. Sau khi nhận được phiếu yêu cầu chuyển kho từ các bộ phận, nhân viên kho sẽ kiểm tra lại số lượng tồn kho của sản phẩm, xem số lượng xuất kho có đáp ứng được yêu cầu hay không. Việc kiểm kho thường sẽ được thực hiện rất nhanh chóng thông qua việc tra cứu thông qua phần mềm quản lý kho hoặc các ứng dụng lưu trữ trước đó.
Sau khi kiểm kho đảm bảo số lượng đáp ứng yêu cầu, người quản lý kho sẽ phải hoàn tất các thủ tục giấy tờ trong thời gian phù hợp để đảm bảo quá trình xuất kho theo đúng quy định. Khi hàng đã xuất kho, kế toán kho cập nhật thông tin về số lượng hàng còn lại.
Kiểm kho theo định kỳ
Nếu muốn quản lý kho hiệu quả, anh/chị không thể bỏ qua bước kiểm kho định kỳ. Người quản lý kho cần phân chia công việc cho từng người trong bộ phận, chịu trách nhiệm và kiểm soát đối với từng quy trình cần nhập kho như: Mã hàng, tên hàng, số lượng hiện có, khu vực lưu kho… Sau khi kiểm tra đối chiếu với số lượng thực tế, cập nhật số lượng ghi vào sổ sách, hàng hóa cần xử lý trước ngày hết hạn.
Thống kê số liệu, lập báo cáo
Sau khi kiểm tra số liệu kho định kỳ, người quản lý kho cần thống kê, báo cáo về kho để nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt được tình hình, cân nhắc và đưa ra chiến lược kinh doanh cho từng thời điểm.
Những cách quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
Trên thực tế, để quản lý kho hàng hiệu quả anh/chị không thể bỏ qua những cách dưới đây.
Bố trí và sắp xếp kho hàng khoa học
Để có thể quản lý kho hiệu quả nhất, anh/chị cần giải quyết các vấn đề sắp xếp hàng hóa ngay từ ban đầu. Đó là sắp xếp kho sao cho khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm hàng hóa, tránh lãng phí thời gian tìm hàng cho nhân viên. Việc sắp xếp hàng hóa theo vị trí cụ thể, cố định và theo vị trí ưu tiên sẽ giúp anh/chị giải quyết vấn đề này.
Lập mã vạch cho tất cả sản phẩm
Kiểm soát hàng hóa dựa trên mã vạch sản phẩm đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Việc tạo mã vạch cho sản phẩm giúp người quản lý kho cũng như nhân viên dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa và tránh được sai sót khi kiểm hàng.
Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất, nhập kho
Kiểm soát được quy trình xuất nhập kho hiệu quả, anh/chị còn giải quyết được vấn đề kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo sản phẩm chất lượng trước khi đến tay khách hàng. Việc kiểm tra hàng hóa này cũng tránh được rất nhiều chi phí và rủi ro có thể xảy ra, tránh tối đa sai sót số liệu.
Kiểm kho theo định kỳ
Việc kiểm tra hàng tồn kho định kỳ nên được thực hiện thường xuyên, vì hàng tồn kho rất thường xuyên xảy ra lỗi, hư hỏng do yếu tố khách quan, hàng cận date… Việc kiểm tra kho thường xuyên có thể giúp anh/chị có biện pháp khắc phục sớm nhất.
Luôn có kế hoạch dự phòng cho quản lý kho
Vì anh/chị sẽ không biết chính xác điều gì có thể xảy ra với kho hàng của mình nên cần phải chuẩn bị trước những kế hoạch dự phòng cho việc quản lý kho. Một số tình huống bất ngờ có thể xảy ra như: Nhu cầu khách hàng đối với một số sản phẩm đột nhiên tăng vọt, kho hàng quá tải, thất thoát hàng hóa, hụt hàng…
Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho (Oracle Netsuite, SAP Business One)
Quản lý hàng tồn kho là một trong những công việc rất quan trọng đối với các cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ. Nếu anh/chị chỉ sử dụng các phương pháp cũ sẽ dễ bị sai sót. Trong thời điểm mà hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn kho thì đây được xem là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay. Grant Thornton giới thiệu đến anh/chị phần mềm quản lý kho SAP Business One, Oracle Netsuite giúp hạn chế tối đa những sai sót, thất thoát có thể xảy ra.
SAP Business One là công cụ quản trị nguồn lực doanh nghiệp được thiết kế chuyên biệt nhằm góp phần tinh gọn bộ máy, tìm ra phương thức quản trị hiệu quả. Phần mềm này cung cấp cho nhà quản lý được góc nhìn toàn diện về mọi hoạt động của doanh nghiệp từ tài chính kế toán đến sản xuất, kinh doanh, mua hàng, quản lý tồn kho, nhân sự…
Khi sử dụng phần mềm giải pháp doanh nghiệp, anh/chị sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành và công sức của nhân viên, quản lý số lượng hàng hóa, ngăn chặn nhiều vấn đề thiếu hụt hàng hóa, theo dõi chi tiết lượng tiêu thị của từng mặt hàng, tích hợp tính năng kiểm kho bằng mã vạch…
Qua nội dung của bài viết trên, Grant Thornton đã chia sẻ đến anh/chị một số phần mềm giải pháp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả. Nếu anh/chị quan tâm đến các phần mềm trên, anh/chị đừng ngần ngại liên hệ đến hotline: +84 8 3910 9100 để được tư vấn chi tiết
