Việc tìm kiếm phần mềm ERP phù hợp để giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả chỉ là bước khởi đầu. Để thu được nhiều lợi ích nhất từ khoản đầu tư mới này, điều quan trọng là anh/chị phải có một kế hoạch triển khai ERP được cân nhắc kỹ lưỡng và được thực hiện bởi một nhóm có năng lực. Nội dung bài viết dưới đây ant Thornton sẽ chia sẻ đến anh/chị 5 giai đoạn triển khai ERP thành công.
Nội Dung Trang
Triển khai ERP là gì?
Giai đoạn triển khai ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) vào môi trường kinh doanh là rất phức tạp. Việc triển khai ERP thành công sẽ cải thiện hiệu quả hoạt động, hợp lý hóa quy trình công việc và cắt giảm được nhiều chi phí. Việc tích hợp hệ thống này mang lại nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp và tổ chức, chẳng hạn như hoàn thành các nhiệm vụ sử dụng nhiều lao động trong thời gian ngắn hơn, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và hỗ trợ ra quyết định nhờ truy cập dữ liệu chính xác theo thời gian thực.
Quan trọng nhất, hệ thống ERP có thể giúp hợp nhất nhiều bộ phận của doanh nghiệp thành một tổng thể gắn kết. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng và thậm chí cả quy trình sản xuất thông qua phần mềm tích hợp.
5 giai đoạn chính cần có để triển khai ERP thành công
Giai đoạn triển khai ERP bao gồm những bước chính là lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng, triển khai và hỗ trợ bảo trì liên tục.
Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên của việc triển khai ERP điển hình. Đây là bước rất quan trọng đối với sự thành công chung của dự án. Trong giai đoạn này, tổ chức đánh giá các hệ thống và quy trình hiện tại của mình, xác định các yêu cầu mà phần mềm ERP sẽ cần hỗ trợ bằng các mô- đun ERP tích hợp hoặc phát triển phần mềm tùy chỉnh.
Việc tương tác với các bên liên quan chính trong giai đoạn lập kế hoạch cũng rất quan trọng. Điều này đòi hỏi phải tập hợp các đại diện từ các phòng ban và đơn vị kinh doanh khác nhau để hiểu những mong muốn và yêu cầu cụ thể. Các bên liên quan này có thể cung cấp thông tin đầu vào có giá trị về chức năng mà phần mềm ERP cần có.
Bằng cách thu hút sự tham gia của các bên liên quan chính trong giai đoạn lập kế hoạch, tổ chức có thể đảm bảo rằng hệ thống ERP được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của tất cả các bên liên quan. Như vậy, quy trình triển khai sẽ phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp và nhu cầu mở rộng quy mô trong tương lai.
Giai đoạn thiết kế
Thiết kế tốt sẽ đặt nền tảng cho việc triển khai ERP thuận lợi. Vì vậy điều quan trọng là doanh nghiệp phải dành đủ thời gian để đảm bảo rằng tất cả các chi tiết được lên kế hoạch và thực hiện chính xác. Đây là giai đoạn tổ chức làm việc với nhà cung cấp ERP để thiết kế các thành phần và tính năng cụ thể của hệ thống ERP sẽ được triển khai.
Thiết kế là rất quan trọng đối với giai đoạn triển khai ERP. Giai đoạn này sẽ giúp anh/chị tìm ra chính xác hệ thống sẽ hoạt động và trông như thế nào. Khi hoàn tất, anh/chị sẽ có một tài liệu thiết kế chi tiết phác thảo tất cả các thành phần và tính năng chính của hệ thống ERP. Điều này sẽ được sử dụng để hướng dẫn phần còn lại của quá trình thực hiện.
Giai đoạn phát triển
Giai đoạn phát triển là phần quan trọng nhất của việc triển khai ERP. Đây là nơi anh/chị làm việc với nhà cung cấp của mình để xây dựng, định cấu hình mọi thành phần và tính năng được xác định trong giai đoạn thiết kế. Một nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn phát triển là cấu hình các mô-đun và chức năng của phần mềm ERP phải đáp ứng các yêu cầu được xác định trong các giai đoạn trước.
Vì hệ thống ERP là một phần mềm phức tạp chứa nhiều bộ phận và tính năng riêng lẻ nên đây có thể là một quy trình kỹ thuật rất khó. Tuy nhiên, một nhà cung cấp hàng đầu với các chuyên gia có kinh nghiệm sẽ có thể xử lý suôn sẻ và đáp ứng những yêu cầu đã thỏa thuận trước đó.
Giai đoạn triển khai
Trong quá trình triển khai, quá trình cài đặt phần mềm diễn ra trên máy chủ của tổ chức hoặc thông qua triển khai đám mây di chuyển dữ liệu. Hệ thống sau đó được thử nghiệm trong sản xuất để đảm bảo hệ thống hoạt động chính xác. Trong giai đoạn thử nghiệm này sẽ được xử lý và khắc phục nhưng lỗi hoặc sự cố về tính toàn vẹn của dữ liệu đã di chuyển. Điều này đảm bảo cho hệ thống được hoạt động trơn tru trước khi hệ thống được cung cấp cho người dùng.
Thông thường, phần mềm ERP được các tổ chức đưa vào sử dụng dần dần qua một quá trình gồm nhiều giai đoạn. Điều này giúp giảm bớt việc giới thiệu hệ thống mới và cho nhân viên thời gian để điều chỉnh cũng như tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.
Giai đoạn hỗ trợ và bảo trì
Giai đoạn triển khai ERP này rất cần thiết cho toàn bộ quá trình triển khai một hệ thống ERP mới. Giai đoạn này bắt đầu khi hệ thống đã được thiết lập thành công và đưa vào sử dụng. Sự quan tâm và chăm sóc thích hợp trong giai đoạn này có thể tạo ra sự khác biệt giữa một hệ thống đang hoạt động trơn tru và một hệ thống cần sửa chữa liên tục.
Giai đoạn này rất quan trọng để đảm bảo rằng phần mềm của công ty anh/chị chạy trơn tru và hiệu quả. Lúc này, tổ chức cần có một nhóm hỗ trợ để trả lời các câu hỏi hoặc thắc mắc về việc sử dụng hệ thống. Doanh nghiệp và đơn vị triển khai cũng có thể tổ chức các buổi đào tạo cho người dùng mới hoặc tổ chức hội thảo để giúp họ tận dụng tối đa tất cả các tính năng. Trung bình khoảng 26% nhân viên của một công ty sẽ sử dụng hệ thống ERP, vì vậy việc đào tạo phù hợp là rất cần thiết.
Bên cạnh việc cung cấp hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết, nhóm bảo trì chịu trách nhiệm cập nhật hệ thống ERP. Nhóm bảo trì sẽ giúp khắc phục các sự cố nhỏ, thêm các tính năng và chức năng mới hoặc cải thiện hiệu suất của hệ thống.
Nhóm triển khai ERP cần có ai?
Giai đoạn triển khai ERP nên có mặt của lãnh đạo và các nhân viên đến từ các bộ phận sau:
- Một nhà tài trợ dự án.
- Người quản lý dự án chịu trách nhiệm điều phối nhóm dự án và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.
- Các trưởng nhóm chức năng, những người chịu trách nhiệm lãnh đạo các nhóm chức năng và đảm bảo rằng hệ thống ERP đáp ứng các nhu cầu cụ thể của họ.
- Trưởng nhóm kỹ thuật, người chịu trách nhiệm lãnh đạo nhóm kỹ thuật và đảm bảo rằng ERP tích hợp với cơ sở hạ tầng CNTT hiện có của tổ chức.
- Đại diện nhóm người dùng đại diện cho nhu cầu và lợi ích của người dùng cuối sử dụng hệ thống ERP.
Không ai có thể phủ nhận lợi ích to lớn của ERP đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể ứng dụng hệ thống thành công, mang lại hiệu quả cho tổ chức thì giai đoạn triển khai ERP cần được diễn ra một cách khoa học và đầy đủ các bước. Với những chia sẻ trên, Grant Thornton tin rằng các anh/chị đã nắm được sơ bộ về các giai đoạn để triển khai ERP. Nếu anh/chị đang cân nhắc triển khai hệ thống ERP, hãy liên hệ ngay với Grant Thornton qua hotline +84 4 3850 1686 hoặc +84 8 3910 9100 để được tư vấn nhé!
