Được thành lập từ năm 1972, SAP ban đầu được biết đến với cái tên System Analysis Program Development (tiếng Đức: Systemanalyse Programmentwicklung).. Phần mềm SAP là một trong các ERP phổ biến nhất trên thế giới (Enterprise Resource Planning). SAP Business One được ra mắt vào năm 2002, là phần mềm lập kế hoạch kinh doanh do công ty SAP tiếp tục phát triển. Nó mang đến cho doanh nghiệp hàng loạt các tính năng phổ biến về quy hoạch nguồn lực quan trọng như: quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng… với một mức phí phù hợp cho nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
Grant Thornton Việt Nam cung cấp danh sách các tính năng cơ bản, tổng quát nhất của SAP Business One để tham chiếu khi cần thiết.
SAP mang lại mô hình luân chuyển thông tin vận hành xuyên suốt, liền mạch giữa tất cả các bộ phận chủ chốt trong doanh nghiệp.
Nội Dung Trang
Quy trình hoàn thiện End-to-End
- CRM được tích hợp sẵn sàn trong SAP Business One cho phép theo dõi các khách hàng tiềm năng cũng như hỗ trợ sau bán hàng. Thông qua đó gia tăng mức độ hài lòng và cải thiện tỉ lệ chốt đơn hàng.
- Logistics cho phép tối ưu chi phí bằng các quyết định kịp thời dựa lên dữ liệu thực tế, cập nhật liên tục từ các phòng ban. Từ đó, tối ưu được chi phí mua hàng và lưu trữ hàng tồn kho.
- Financials là các tính năng liên quan tới kế toán tài chính, cho phép đẩy nhanh và tự động hóa hầu hết các quy trình kế toán – tài chính trong công ty.
- HR và phân hệ bảng lương tích hợp sẵn hỗ trợ quản lý thông tin và bảng lương của nhân sự
Bảng cấu hình tổng quát (Solution Process – General Settings)
- Sử dụng tính năng này để điều chỉnh thông tin contact, thêm bớt các ngôn ngữ trong hệ thống .
- Cấu hình hiển thị ngày tháng, con số, số chính xác thập phân, ngoại tệ hoặc các giá trị khác cũng như cấu hình linh hoạt sổ cái (GL)
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và các loại ngoại tệ, tỉ giá khác nhau.
- Cho phép địa phương hóa các tiêu chuẩn kế toán, phù hợp với thông lệ kế toán của nước sở tại của công ty triển khai SAP Business One.
- Tích hợp dữ liệu theo thời gian thực với phân hệ kho và tài chính khác.
- Quản lý tài nguyên người dùng trên hệ thống
- Cho phép tích hợp Microsoft Office
- Quản lý các giao dịch diễn ra định kỳ (Recurring transactions)
- Import dữ liệu đầu vào
Quy trình quản lý cơ hội bán hàng, dịch vụ (Solution Process – Sales Opportunity, Service
- Quản lý cơ hội bán hàng
- Quản lý các cuộc gặp (meeting), các thỏa thuận, thương thảo và thông tin khác xuyên suốt các bước của giai đoạn bán hàng
- Thông kê doanh thu, lợi nhuận dự kiến, từ đó xác định mức độ ưu tiên, cần tập trung nguồn lực cho các cơ hội bán hàng trọng tâm.
- Quản lý chi phí liên quan cơ hội bán hàng
- Bằng cách quản lý đầy đủ, chi tiết các thông tin liên quan tới cơ hội bán hàng cho phép bộ phận kinh doanh đánh giá chính xác các thông tin liên quan tới khách hàng này, đặc biệt là với các khách hàng dạng B2B
Quản lý đơn hàng (Solution Process – Sale)
- Quản lý danh sách đơn hàng tập trung
- Quản lý các mã hàng (item), nhóm hàng (group / class)
- Quản lý đơn hàng, từng dòng hàng trên đơn với mô hình linh hoạt
- Phân tích tiến độ giao hàng & thanh toán liên quan tới đơn hàng
- Dự toán biên lợi nhuận của đơn hàng
- Lên kế hoạch và quản lý bán hàng dạng dịch vụ
- Với giải pháp của Grant Thornton Việt Nam, Sap Business One có thể xuất hóa đơn đỏ điện tử trực tiếp từ hệ thống.
Quy trình quản lý Mua hàng (Solution Process – Purchasing)
- Quản lý các yêu cầu mua hàng và phê duyệt mua hàng
- Quản lý đơn mua hàng, phiếu nhận hàng, phiếu trả hàng và hóa đơn mua hàng ngay trên hệ thống.
- Tự động bút toán dựa trên thông tin vận hành được cập nhật
- Cập nhật trạng thái mua hàng từ nhà cung cấp, mã hàng và nhân sự phụ trách đơn hàng
- Cập nhật báo cáo, trạng thái mua hàng theo tháng, quý, năm.
- Tăng tốc trong quá trình quyết định, phê duyệt các yêu cầu mua hàng từ các phòng ban khác đến bộ phận mua hàng
- Định nghĩa vị trí lưu trữ hàng hóa (warehouse, bin) khi nhận và xuất hàng hóa tương ứng.
- Tăng khả năng giao tiếp nội bộ giữa bộ phận mua hàng, quản lý kho và cấp vật tư cho sản xuất
- Phân tích quá trình và trạng thái mua hàng cho từng nhà kho, nhà máy tương ứng.
- Giao diện web tích hợp để nhập, kiểm tra các yêu cầu báo giá (RFQ)
- Cho phép yêu cầu và tiếp nhận hóa đơn đặt cọc.
- Quản lý chi phí hàng về kho (landed cost)
Quản lý xuất nhập khẩu hàng hóa
- Quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu
- Mở L/C, quản lý L/C và các chứng từ đi kèm
- Quản lý chi phí liên quan xuất nhập khẩu
- Xuất hóa đơn tạm (profoma invoices)
- Quản lý danh sách hàng hóa đóng gói (package list)
- Tự động liên kết với phân hệ kế toán để lên bút toán tương ứng
Quy trình quản lý Kho & Phân phối (Solution Process – Stock & Distribution Management)
- Quản lý item theo lô, số seri
- Quản lý các batch number
- Tự động đánh số
- Quản lý kho (warehouse) và các vị trí trong kho (bin)
- Quản lý bảng giá với nhiều loại ngoại tệ
- Quản lý luân chuyển kho nội bộ
- Quy hoạch giảm giá theo số lượng định kỳ
- Hoạt động Pick & Pack, lấy và đóng gói hàng hóa trước khi giao
- Quản lý nhiều đơn vị tính
- Quản lý kiểm kê hàng tồn kho, đánh giá lại giá trị hàng tồn kho
Quy trình quản lý Sản xuất (Solution Process – Production Management)
- Quản lý yêu cầu sản xuất và phê duyệt các phiếu sản xuất
- Cấp phát vật tư cho phiếu yêu cầu sản xuất
- Quản lý công thức thành phẩm (Bill of Material – BoM)
- Quản lý bộ sản phẩm (item set)
- Dashboard quản lý sản xuất tổng quan
- Tính giá thành vật tư
- Dự báo sản xuất
- Lên kế hoạch vật tư (MRP)
- Quản lý hàng hóa dạng có đơn hàng mới sản xuất (make to order)
- Quản lý danh mục và quy trình dây chuyển sản xuất (production routing)
- Tăng khả năng giám sát và ra quyết định, phê duyệt phiếu sản xuất do các bộ phận đề xuất
- Giao tiếp nội bộ dễ dàng hơn giữa điều phối sản xuất, kho và các bộ phận khác nhờ thông tin thông suốt
Quy trình quản lý kế toán tài chính (Solution Process – Financial Accounting Management)
- Quản lý bộ tài khoản (CoA – Chart of Account)
- Dễ dàng xử lý các bút toán liên kết với các chứng từ, phiếu của các bộ phận khác
- Hỗ trợ các mẫu báo cáo tài chính linh hoạt với bộ công cụ Crystal Report
- Quản lý chặt chẽ Lãi Lỗ của doanh nghiệp dựa trên phân bổ doanh thu / chi phí vào các profit center / cost center tương ứng
- Xử lý hàng loạt các phiếu
- Quản lý doanh thu thu trước, chi phí trả trước
- Cổng tích hợp theo thời gian thực với các hệ thống khác như POS
Quy trình quản lý ngân sách (Solution Process – Budget Management)
- Xây dựng và kiểm soát ngân sách dựa trên phân loại theo các bộ phận hoặc dự án
- Cung cấp chi tiết các nguồn tiền ra / vào tương ứng với các mã ngân sách đã tạo
- Quản lý nguồn ngân sách còn lại theo tuần / tháng / quý / năm
- Cho phép quản lý theo nhiều phiên bản (version) và nhiêu kỳ ngân sách khác nhau.
- Các hoạt động này cho phép quản lý ngân sách hiệu quả, chặt chẽ và chính xác
Quy trình quản lý tài sản cố định (Solution Process – Fixed Asset Management)
- Cung cấp các công cụ cho phép quản lý danh mục tài sản cố định với các kỳ và phương thức khấu hao đa dạng
- Xử lý các hoạt động đánh giá lại tài sản cố định, khấu hao, thanh lý và liên kết bút toán trực tiếp vào phân hệ kế toán
Quản lý giá thành / giá vốn (Solution Process – Cost Managment)
- Hỗ trợ các phương pháp tính giá vốn: bình quân gia quyền liên tục, nhập trước xuất trước (FIFO).
- Tích hợp với dữ liệu kế toán tài chính, mua hàng và quản lý hàng tồn kho
- Tính toán lời lỗ theo các trung tâm chi phí (cost center) hoặc dự án
- Giá sát thay đổi giá vốn và quản lý các khoản chi phí cấu thành gián tiếp
Trên đây là một số tính năng và lưu đồ tổng quát về những quy trình cốt lõi của SAP Business One. Để biết thông tin chi tiết về hệ thống này, quý anh/chị hãy liên hệ Grant Thornton qua hotline: (+84) 4 38 50 16 86 để được tư vấn!
