Cloud ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chạy trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp thay vì mạng tại chỗ. Phần mềm này cho phép các tổ chức truy cập thông qua internet. Nội dung bài viết dưới đây, GrantThornton sẽ cùng anh/chị tìm hiểu chi tiết hơn nữa về những thông tin liên quan đến Cloud ERP.
Nội Dung Trang
Phần mềm Cloud ERP là gì?
Do được nhà cung cấp ERP lưu trữ và cung cấp dưới dạng dịch vụ cho các doanh nghiệp. Vì vậy, phần mềm ERP trên nền tảng đám mây hỗ trợ chức năng tương tự hoặc tốt hơn như các hệ thống tại chỗ mà hầu như không có nhược điểm, chẳng hạn như phí cấp phép trả trước.
Trong báo cáo của mình, IDC cho biết “nhu cầu về các hệ thống ERP dựa trên đám mây tiếp tục tăng do khả năng truy cập và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ của phần mềm trong thời gian thực”.
Điều đó có nghĩa là thông tin chi tiết về hàng tồn kho theo thời gian thực cho các nhóm bán hàng. Đồng thời cho phép các nhóm tài chính để theo dõi sát sao lượng tiền mặt và nhanh chóng phản hồi các cuộc kiểm toán hoặc các yêu cầu khác về dữ liệu hiệu suất.
Cloud ERP hoạt động như thế nào?
Hệ thống Cloud ERP hoạt động với sự kết hợp của các công nghệ được kết nối bởi mạng internet tốc độ cao. Cloud ERP luôn trực tuyến và các bản cập nhật bảo mật do nhà cung cấp ERP xử lý. Tất cả những gì anh/chị cần làm là đăng nhập và sử dụng ERP cũng như dữ liệu cơ bản của phần mềm. Điều này giúp chi phí sở hữu thấp hơn so với các hệ thống ERP cũ hơn được lưu trữ trên các máy chủ do công ty sở hữu.
Trong nhiều trường hợp, người dùng có thể truy cập Cloud ERP trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn. Chúng bao gồm một loạt các ứng dụng kinh doanh để giữ cho doanh nghiệp của anh/chị hoạt động hiệu quả, tập trung vào trải nghiệm tích cực của khách hàng và kết quả kinh doanh có lãi.
ERP dựa trên đám mây cung cấp khả năng mở rộng quy mô gần như vô tận và trao quyền cho nhóm của anh/chị truy cập bất kỳ thông tin nào anh/chị cần ở bất cứ nơi nào. Không thể đánh giá thấp khả năng đăng nhập an toàn từ mọi nơi trong môi trường kinh doanh hậu COVID, khi mà đang có nhiều nhân viên đang làm việc tại nhà và các địa điểm từ xa khác.
Các tính năng chính bao gồm khả năng truy cập thông tin khách hàng, lịch sử bán hàng, dữ liệu tài chính, công cụ quản lý nguồn nhân lực , số liệu hoạt động trực tiếp, trạng thái chuỗi cung ứng… Cloud ERP có thể liên kết với nhau hầu như bất kỳ hệ thống máy tính nào mà công ty của anh/chị yêu cầu.
Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của mình, anh/chị có thể chọn giữa các mô hình triển khai khác nhau với các mô-đun và cài đặt được tối ưu hóa cho từng loại hình công ty. Điều đó có thể giữ cho nhóm của anh/chị tập trung vào các số liệu và quy trình làm việc phù hợp để đáp ứng các mục tiêu của công ty anh/chị.
Các thành phần của phần mềm Cloud ERP
Tất cả phần mềm ERP dựa trên đám mây đều cung cấp chức năng tài chính và kế toán cốt lõi. Từ đó, các loại mô-đun hoặc ứng dụng mà một tổ chức chọn triển khai tùy thuộc vào ngành và nhu cầu kinh doanh cụ thể của tổ chức. Các mô-đun Cloud ERP có sẵn bao gồm:
- Tài chính và kế toán
- Quản lý nguồn nhân lực (HCM) và/hoặc Phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRMS)
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Quản lý hàng tồn kho
- quản lý đơn hàng
- Tạp vụ
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Quản lý dự án
- Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP)
Khái niệm ERP trên nền tảng đám mây
Điều quan trọng là phải hiểu một số khái niệm cơ bản liên quan đến Cloud ERP khi chúng ta muốn tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này:
Chiến lược triển khai: Phần mềm ERP có thể được triển khai tại chỗ/trên các máy chủ được lưu trữ riêng hoặc được mua theo mô hình “dưới dạng dịch vụ”. Chức năng Cloud ERP thường có thể được cung cấp nhanh hơn, mặc dù trong cả hai trường hợp, các công ty cần dành thời gian để lập kế hoạch, di chuyển dữ liệu, tùy chỉnh và đào tạo nhân viên.
ERP dựa trên đám mây: Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được lưu trữ bên ngoài, trên máy chủ của nhà cung cấp ERP và được cung cấp dưới dạng dịch vụ, được truy cập thông qua trình duyệt web.
ERP tại chỗ: Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được cài đặt cục bộ, trên máy tính và máy chủ của công ty và được quản lý bởi nhân viên CNTT nội bộ hoặc theo hợp đồng. Phần mềm và cơ sở hạ tầng hỗ trợ của phần mềm được quản lý, lưu trữ và bảo trì nội bộ.
ERP được lưu trữ: Một công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ quản lý việc triển khai phần mềm ERP cũng như cơ sở hạ tầng liên quan. Các mô hình triển khai được lưu trữ thường được sử dụng khi các doanh nghiệp tìm cách thuê ngoài các hoạt động CNTT (công nghệ thông tin). Mặc dù thiết lập này mang lại một số lợi ích cho cloud, nhưng đây không phải là mô hình “dưới dạng dịch vụ” thực sự.
Bảo mật đầu cuối: Kết nối an toàn và được mã hóa giữa nhà cung cấp Cloud ERP và khách hàng.
Cấp phép đăng ký: Công ty trả phí đăng ký cố định vào các khoảng thời gian cụ thể (hàng năm hoặc hàng tháng) để sử dụng phần mềm. Khoản phí đó thường bao gồm tất cả các hoạt động bảo trì và nâng cấp phần mềm và có thể được tính cho mỗi người dùng hoặc mỗi tổ chức.
ERP đám mây so với ERP tại chỗ
Qua những chia sẻ trên có thể anh/chị sẽ đặt ra câu hỏi: Nếu hệ thống ERP dựa trên đám mây và ERP tại chỗ cung cấp chức năng tương tự, tại sao lại chọn đám mây?
ERP tại chỗ là phần mềm được cài đặt và quản lý bởi nhân viên CNTT của công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ được quản lý. Doanh nghiệp cấp giấy phép trả trước cho nền tảng phần mềm cốt lõi, sau đó mua hoặc thuê máy chủ cấp doanh nghiệp, kết nối mạng và lưu trữ để vận hành. Đồng thời, doanh nghiệp lưu trữ phần mềm cũng như dữ liệu liên quan trên thực tế.
Các doanh nghiệp sử dụng ERP tại chỗ phải chịu thêm chi phí để bảo trì, khắc phục sự cố, phần mềm bổ sung, cập nhật và tùy chỉnh. Phần mềm chống vi-rút và bảo mật cũng như hệ thống lưu trữ và sao lưu máy chủ cũng là những chi phí bổ sung cần thiết.
Ngược lại, ERP dựa trên đám mây được lưu trữ và quản lý bởi nhà cung cấp. Theo đó, Nhà cung cấp sẽ cung cấp phần mềm theo mô hình “dưới dạng dịch vụ” thông qua đám mây. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về ứng dụng, lưu trữ dữ liệu, hệ điều hành cơ bản, máy chủ, cơ sở hạ tầng trung tâm dữ liệu vật lý và cài đặt các bản cập nhật bảo mật cũng như nâng cấp tính năng.
Mặc dù sự khác biệt rõ ràng nhất giữa ERP tại chỗ và Cloud ERP là nơi phần mềm chạy và người quản lý phần mềm, nhưng vẫn có những điểm khác biệt quan trọng khác.
Các loại phần mềm Cloud ERP
Để bắt đầu chạy chương trình, không phải tất cả các đám mây đều như nhau. Một số nhà cung cấp ERP kế thừa đã trang bị thêm phần mềm của họ để chạy từ các trung tâm dữ liệu được kết nối internet của chính họ. Các doanh nghiệp triển khai các hệ thống ERP này có thể bỏ lỡ toàn bộ lợi ích của Cloud ERP. Chẳng hạn như nâng cấp đơn giản hóa và sức mạnh của mô hình trung tâm dữ liệu đám mây, nơi có một lượng lớn tài nguyên hỗ trợ các ứng dụng thay vì dành cơ sở hạ tầng cho các thành phần phần mềm riêng lẻ.
Ngoài ra còn có nhiều loại phần mềm ERP đám mây:
SaaS nhiều bên thuê: Một phiên bản duy nhất của phần mềm ERP và cơ sở hạ tầng liên quan của chúng phục vụ nhiều tổ chức. Tuy nhiên, trong khi mỗi tổ chức sử dụng cùng một phần mềm và được lưu trữ trên cùng một máy chủ, dữ liệu của một công ty vẫn không thể truy cập được đối với những người khác. Một hệ thống ERP đám mây thực sự thường là một SaaS nhiều bên thuê.
SaaS một bên thuê: Một phiên bản duy nhất của phần mềm ERP và cơ sở hạ tầng liên quan chỉ phục vụ cho một tổ chức. Nói cách khác, dữ liệu của một tổ chức được lưu trữ trên các máy chủ riêng chạy một phiên bản phần mềm duy nhất. Một số nhà cung cấp ERP trên nền tảng đám mây sẽ cung cấp cho khách hàng lựa chọn chạy phiên bản riêng hoặc phiên bản dùng chung.
Đám mây công cộng: Thuộc sở hữu của nhà cung cấp dịch vụ, nhiều tổ chức chia sẻ dịch vụ điện toán đám mây. Tuy nhiên, dữ liệu và ứng dụng của mỗi tổ chức không thể truy cập được đối với những tổ chức khác. Ví dụ về đám mây công cộng bao gồm Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure và Oracle Cloud.
Đám mây riêng: Một dịch vụ không được chia sẻ với bất kỳ tổ chức nào khác.
ERP lai: Đúng như tên gọi, cách tiếp cận của ERP lai là kết hợp phần mềm tại chỗ với đám mây riêng hoặc đám mây công cộng cho điện toán, lưu trữ và dịch vụ.
8 lợi ích của phần mềm Cloud ERP
Lợi ích đầu tiên: Cơ sở hạ tầng trả trước và chi phí vận hành. Một trong những lợi ích lớn nhất của giải pháp ERP dựa trên đám mây là giảm chi phí tổng thể, bắt đầu từ khi triển khai . Với ERP tại chỗ, một doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí trả trước trong việc mua máy chủ, tạo cơ sở dữ liệu, triển khai ban đầu, chuyên gia tư vấn, nhân viên CNTT, bảo mật và sao lưu.
Các công ty có hệ thống ERP tại chỗ sẽ gặp phải chi phí bổ sung để bảo trì, tài nguyên chuyên biệt trong nhà hoặc theo yêu cầu, nâng cấp và cập nhật, cũng như các máy chủ bổ sung khi công ty phát triển. Trong khi đó, Cloud ERP thường có chi phí thấp hơn khoảng 30% so với ERP tại chỗ. Vì nhà cung cấp ERP trên nền tảng đám mây lưu trữ và quản lý phần mềm trên các máy chủ của riêng mình, nên các doanh nghiệp tránh được chi phí cơ sở hạ tầng trả trước cũng như chi phí bổ sung cho nhân viên CNTT, bảo trì, bảo mật và cập nhật.
Lợi ích thứ hai: Tốc độ thực hiện. Một trong những rào cản lớn nhất của bất kỳ giải pháp ERP mới nào là thời gian triển khai. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian ngừng hoạt động của doanh nghiệp và thời gian định giá.
Trong một nghiên cứu, khoảng một nửa số doanh nghiệp cho biết việc triển khai của họ đã hoàn thành trong thời gian dự kiến. Thông thường, một doanh nghiệp có thể thiết lập và vận hành hệ thống ERP dựa trên đám mây nhanh hơn so với tại chỗ. Vì ERP đám mây không yêu cầu lựa chọn và thiết lập phần cứng hoặc thuê hay đào tạo nhân viên CNTT.
Lợi ích thứ ba: Khả năng tiếp cận. Người dùng ERP dựa trên đám mây có thể truy cập thông tin kinh doanh theo thời gian thực, từ mọi nơi và trên mọi thiết bị. Điều này đảm bảo nhân viên trong toàn tổ chức đang làm việc với cùng một dữ liệu, bất kể đơn vị kinh doanh hay địa điểm. Đồng thời, hệ thống còn giúp lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và tự tin hơn.
Lợi ích thứ tư: Khả năng mở rộng. Cloud ERP không gặp phải những thách thức trong việc bổ sung thêm nhiều máy chủ cho nhiều người dùng, địa điểm hoặc công ty con hơn. Các giải pháp ERP dựa trên đám mây giúp việc mở rộng quy mô kinh doanh trở nên dễ dàng hơn. Khi một doanh nghiệp phát triển, ERP đám mây cũng phát triển.
Một tổ chức có thể bắt đầu với chức năng cơ bản, cốt lõi và bổ sung thêm khi cần thiết mà không cần bổ sung thêm phần cứng. Chưa kể, giải pháp ERP trên nền tảng đám mây cho phép người dùng trên toàn cầu truy cập thông tin doanh nghiệp chỉ bằng cách kết nối với internet.
Không cần máy chủ cục bộ, vì vậy khi một công ty phát triển bằng cách sáp nhập hoặc mua lại, các đơn vị mới có thể được đưa lên internet một cách nhanh chóng. Các nhà cung cấp đám mây thường sở hữu các trung tâm dữ liệu trên khắp thế giới và sẽ lưu giữ dữ liệu của từng khách hàng ở nhiều địa điểm. Điều này giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tốt hơn và đáng tin cậy hơn hầu và dễ tự quản lý hơn.
Lợi ích thứ năm: Tùy chỉnh và nhanh nhẹn. ERP dựa trên đám mây có thể mở rộng theo quy mô của một tổ chức, và được tùy chỉnh dễ dàng hơn để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Mặc dù phần mềm ERP tại chỗ có thể được tùy chỉnh, nhưng những tùy chỉnh đó được gắn với phần mềm hiện tại và có thể khó triển khai lại với các phiên bản trong tương lai, đặc biệt nếu tích hợp được phát triển nội bộ. Đây là một trong những lý do chính khiến một số doanh nghiệp tránh nâng cấp hệ thống ERP tại chỗ của họ và tiếp tục sử dụng công nghệ lỗi thời.
Hơn nữa, các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây có xu hướng tích hợp tốt với các sản phẩm dựa trên nền tảng đám mây khác. Các mô-đun mới có thể được thêm vào hệ thống ERP trên nền tảng đám mây mà không cần thời gian ngừng hoạt động hoặc phần cứng bổ sung. Sự linh hoạt này cho phép doanh nghiệp duy trì sự chủ động thay vì bị động. Điều này giúp sự điều chỉnh nhanh hơn với những thay đổi của ngành, xu hướng của người tiêu dùng, các tình huống không lường trước được.
Lợi ích thứ sau: Nâng cấp. Các nhà cung cấp Cloud ERP thường quản lý tất cả các nâng cấp và cập nhật hệ thống trên cơ sở liên tục. Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp theo kịp nhu cầu kinh doanh đang phát triển và đảm bảo khách hàng đang sử dụng công nghệ cập nhật mới nhất.
Cập nhật hoặc nâng cấp phần mềm ERP tại chỗ đòi hỏi nhiều thời gian hơn và thậm chí có thể liên quan đến việc thuê nhà thầu để quản lý quy trình. Với ERP đám mây, các bản cập nhật có thể mất ít nhất 30 phút và thường diễn ra trong giờ nghỉ để tránh gián đoạn kinh doanh.
Lợi ích thứ bảy: Bảo mật, tuân thủ và khắc phục thảm họa. Dựa vào một nhà cung cấp bên ngoài để lưu trữ dữ liệu kinh doanh của công ty một cách an toàn là một mối quan tâm dễ hiểu đối với nhiều tổ chức. Tuy nhiên, các nhà cung cấp ERP dựa trên đám mây có thể cung cấp bảo mật và tuân thủ tốt hơn so với các công ty. Tuy nhiên, các giải pháp ERP tại chỗ có nguy cơ mất dữ liệu nghiêm trọng trong trường hợp lỗi phần cứng hoặc phần mềm hoặc thiên tai, hỏa hoạn hoặc đột nhập.
Các nhà cung cấp đám mây thường cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp và mã hóa dữ liệu đầu cuối giữa nhà cung cấp và tổ chức. Lưu ý rằng các công ty chịu trách nhiệm quản lý danh tính và quyền truy cập của người dùng ERP trên nền tảng đám mây và các thiết bị bảo mật, như PC hoặc điện thoại thông minh.
Lợi ích thứ tám: Khả năng phục hồi và truy cập lưu trữ. Nếu phần cứng tại chỗ bị lỗi, một công ty có thể mất một lượng thời gian và tiền bạc đáng kể để chuyển dữ liệu sang một hệ thống lưu trữ mới. Với Cloud ERP, dữ liệu được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp, thường là dự phòng và phân tán về mặt địa lý. Điều này cũng có lợi về mặt cung cấp quyền truy cập vào thông tin và dữ liệu kinh doanh qua internet.
Thách thức ERP trên nền tảng đám mây
Mặc dù xu hướng rõ ràng là hướng tới việc sử dụng đám mây nhiều hơn, nhưng vẫn có những thách thức tiềm ẩn mà các tổ chức có thể gặp phải khi dùng Cloud ERP:
Hệ thống kế thừa. Nếu một doanh nghiệp lớn hơn đang sử dụng hệ thống ERP tại chỗ trong nhiều năm tìm cách chuyển sang ERP dựa trên đám mây, thì việc chuyển đổi có thể là một thách thức và đòi hỏi thời gian cũng như chuyên môn đáng kể.
Sự kháng cự với sự thay đổi. Các doanh nghiệp lớn hơn với đội ngũ quản trị và CNTT lớn có thể gặp phải sự phản đối từ các bên liên quan chính. Di chuyển phần mềm ERP ra bên ngoài dẫn đến việc quản trị viên mất quyền kiểm soát đối với các quy trình tự động. Và nhóm CNTT sẽ mất quyền kiểm soát đối với một số quy trình vận hành nhất định.
Tuân thủ quy định. Các hạn chế xung quanh việc lưu trữ thông tin khách hàng trên đám mây và các vấn đề tuân thủ quy định có thể không nhận được đầy đủ lợi ích của giải pháp ERP dựa trên đám mây. Tuy nhiên, các nhà cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ lớn đã đạt được những bước tiến trong việc tuân thủ các quy định như HIPAA và GDPR và thường có thể đáp ứng các yêu cầu về quyền làm chủ dữ liệu.
Tham gia NetSuite ERP trong Đám mây
NetSuite được xây dựng cho đám mây và phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong tất cả các ngành. NetSuite cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, dịch vụ khách hàng tốt hơn và giảm chi phí chuỗi cung ứng bằng cách tích hợp và tự động hóa các chức năng vận hành và tài chính thiết yếu. Tìm hiểu cách NetSuite ERP có thể đưa tổ chức của anh/chị lên một tầm cao mới.
Câu hỏi thường gặp về Cloud ERP
Như vậy, với những thông tin trên, GrantThornton và anh/chị đã cùng tìm hiểu về những lợi ích của Cloud ERP. Phần tiếp theo dưới đây chúng ta sẽ cùng giải đáp một số thắc mắc liên quan đến Cloud ERP nhé!
Tại sao ERP đám mây tốt hơn?
Hệ thống Cloud ERP ưu việt hơn ERP tại chỗ vì một số lý do quan trọng. Các hệ thống Cloud ERP có thể truy cập từ mọi nơi, gần như luôn trực tuyến và không yêu cầu cùng một tài nguyên CNTT của công ty để bảo trì và nâng cấp.
Hệ thống Cloud ERP được cho là giải pháp hiệu quả, an toàn nhất để cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu vào hệ thống quan trọng của công ty để hoàn thành tốt nhất công việc của mình.
Sự khác biệt giữa ERP và điện toán đám mây là gì?
ERP đám mây sử dụng nhiều tài nguyên kỹ thuật số giống như điện toán đám mây. Tuy nhiên, điện toán đám mây chủ yếu tập trung vào việc xử lý các tính toán lớn. Trong khi đó, các hệ thống ERP trên đám mây cung cấp cho anh/chị một bộ ứng dụng để điều hành doanh nghiệp của anh/chị.
Có bao nhiêu công ty sử dụng ERP đám mây?
Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 21% công ty sử dụng hệ thống ERP trên nền tảng đám mây. 15% công ty sử dụng SaaS lưu trữ tại chỗ trong khi đại đa số thích các dịch vụ dựa trên đám mây.Qua những chia sẻ ở nội dung bài viết trên chúng ta đã thấy Cloud ERP lợi ích như thế nào đối với doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp sử dụng Cloud ERP, vấn đề quản trị hiệu quả không còn là nỗi lo của anh/chị nữa. Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết liên quan đến Cloud ERP, anh chị hãy truy cập vào website: https://grantthornton-tsc.com/ nhé!
