Sự phụ thuộc vào các hệ thống ERP tại chỗ đã lỗi thời dẫn đến sự thiếu hiệu quả và tốn kém trong các quy trình kinh doanh. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Hiện đại hóa ERP đã trở thành ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp định hướng tăng trưởng phải đối mặt với những thực tế này. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp di chuyển hệ thống ERP tại chỗ sang ERP đám mây. Bài viết này, Grant Thornton sẽ cùng anh/chị tìm hiểu những cách hiện đại hóa ERP đám mây mang lại cho doanh nghiệp.
Nội Dung Trang
Hiện đại hóa ERP là gì?
Quá trình hiện đại hóa ERP bắt đầu bằng việc nâng cấp hệ thống ERP hiện tại lên phần mềm mới hơn, kèm theo đó là việc chuyển đổi từ ERP tại chỗ sang ERP dựa trên đám mây. Có nhiều lý do để hiện đại hóa ERP như: Loại bỏ sự kém hiệu quả của các quy trình cũ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh, cải thiện tính dễ sử dụng, hỗ trợ tốt hơn cho tăng trưởng kinh doanh. Nhưng cốt lõi của tất cả những lý do này đều quy về tính linh hoạt và sự lựa chọn.
Để minh họa điểm này, hãy xem xét trường hợp nhân viên ngày càng cần quyền truy cập vào dữ liệu kinh doanh khi làm việc từ xa, tại nhà hoặc khi đang di chuyển. Điều này đòi hỏi các giải pháp ERP dựa trên đám mây cho phép người dùng đăng nhập từ bất kỳ vị trí nào, sử dụng bất kỳ thiết bị nào mà nhân viên chọn. Các tính năng như truy cập dữ liệu từ thiết bị di động giúp các nhóm làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn, từ đó giúp doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh hơn.
Tính linh hoạt và lựa chọn trong hệ thống ERP hiện đại dựa trên đám mây có nghĩa là một tổ chức có thể chọn nhận tất cả chức năng kinh doanh của mình. Chúng bao gồm cơ sở dữ liệu thống nhất trên toàn công ty từ một nhà cung cấp nền tảng ERP duy nhất.
Điều này mang đến nhiều lợi ích như: Một doanh nghiệp đầu tư vào nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), kiểm soát hàng tồn kho… sẽ có thể giữ các hệ thống đó và có thể tích hợp chúng với cùng một nền tảng của nhà cung cấp ERP. Ngoài ra, quá trình hiện đại hóa ERP còn cần có những thuộc tính khác như:
Một giao diện thống nhất: Quá nhiều hệ thống ERP cũ đã phát triển bằng cách mua lại và tích hợp. Các hệ thống hiện đại hóa ERP dựa trên đám mây sẽ cung cấp giao diện người dùng nhất quán trên nền tảng. Mọi yếu tố trong đó sẽ sử dụng cùng một công nghệ và cơ sở dữ liệu cơ bản.
Giao diện hiện đại, dễ sử dụng: Giao diện nên “mượn” các phương pháp hữu ích nhất từ ứng dụng web và thiết bị di động để trực quan và dễ sử dụng. Hãy đảm bảo người dùng không cần gì nhiều hơn một hoặc hai cú nhấp chuột từ bất cứ đâu trong hệ thống.
Dữ liệu theo thời gian thực. Để quản lý đưa ra được quyết định nhanh chóng và chính xác thì đòi hỏi dữ liệu được chia sẻ trên toàn hệ thống ERP phải là thời gian thực.
Kiểm soát bảo mật chi tiết: Trong một hệ thống cho phép truy cập dễ dàng vào dữ liệu quan trọng, thì các biện pháp kiểm soát bảo mật là rất quan trọng. Các quyền gắn với danh tính người dùng phải có cấu hình cao; Quản trị viên IT sẽ có thể thiết lập quyền truy cập dựa trên cả vai trò chung của người dùng và người dùng cá nhân.
Tùy chỉnh tự phục vụ: Người lao động có trình độ hiện nay biết cách tùy chỉnh máy tính để bàn, thiết bị di động và các thiết bị khác cho phù hợp với phong cách làm việc của mình. Điều này thể hiện được tính cá nhân hoá, giúp người lao động làm việc hiệu quả hơn. Vì vậy, hiện đại hóa ERP phải có khả năng tích hợp, cho phép những người lao động tri thức thực hiện các tùy chỉnh của riêng họ. Không nên yêu cầu bên thứ ba hoặc người có chuyên môn về ERP thực hiện các sửa đổi.
Khả năng thích ứng: Các hệ thống hiện đại hóa ERP phải thích ứng với các quy trình kinh doanh của tổ chức anh/chị và mang lại hiệu quả hoạt động hơn trước. Bạn không cần phải thay đổi quy trình kinh doanh của mình để phù hợp với ERP.
Khả năng mở rộng: Điều này có nghĩa là anh/chị dễ dàng mở rộng quy mô doanh nghiệp khi phát triển hoặc là thu hẹp quy mô khi vì bất kỳ lý do gì. Lúc này, cơ sở hạ tầng dựa trên đám mây sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thêm tài nguyên khi quy mô mở rộng. Vì phương pháp định giá trên đám mây không yêu cầu anh/chị phải mua giấy phép phần cứng hoặc phần mềm, nên việc điều chỉnh giảm hóa đơn hàng tháng trở nên dễ dàng hơn.
Các thuộc tính này tạo ra một làn sóng mạnh mẽ để hiện đại hóa ERP bằng cách thay thế hoàn toàn hệ thống ERP cũ. Nhưng tùy thuộc vào thời điểm hệ thống ERP được cài đặt và công nghệ cơ bản của hệ thống mà chúng có thể có các tùy chọn hiện đại hóa ít gây gián đoạn hơn. Trong trường hợp tốt nhất, nhà cung cấp ERP của anh/chị sẽ giúp anh/chị nâng cấp hệ thống tại chỗ lên đám mây mà không cần xây dựng lại các tích hợp với các quy trình kinh doanh khác.
Kết luận
Mục tiêu của hiện đại hóa ERP là nâng cấp hoặc cải tiến hệ thống ERP cũ của tổ chức để công ty có thể khắc phục các vấn đề về hiệu quả kinh doanh và mở rộng quy mô cho tương lai. Động lực chính để hiện đại hóa ERP là đơn giản hóa các quy trình kinh doanh, tăng năng suất của nhân viên và có thể mở rộng quy mô nhanh chóng.
ERP dựa trên nền tảng đám mây là một điều kiện tiên quyết để hiện đại hóa, vì các hệ thống đám mây mang lại tính linh hoạt, khả năng thích ứng và khả năng mở rộng quy mô cao hơn. Hệ thống này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quát hơn về dữ liệu thời gian thực; tích hợp dễ dàng hơn với các hệ thống khác; giao diện người dùng trực quan hơn; và chi phí trả trước thấp hơn.
Tại sao phải hiện đại hóa ERP?
Có rất nhiều lý do để hiện đại hóa hệ thống ERP của anh/chị. Thông thường, các công ty nâng cấp ERP là để giải quyết các vấn đề mà hệ thống trước đó không thể giải quyết thỏa đáng. Chẳng hạn như năng suất giảm sút hoặc khả năng đáp ứng mong đợi của khách hàng ngày càng tăng. Dưới đây là ba trong số các trình điều khiển phổ biến nhất để hiện đại hóa ERP.
Đơn giản hóa quy trình
Sự thiếu hiệu quả trong một hệ thống ERP không chỉ gây khó chịu mà còn có thể dẫn đến phát sinh chi phí lớn. Trong trường hợp xấu nhất, các quy trình ERP chậm có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của anh/chị với các nhà cung cấp và nhân viên. Đặc biệt là trong trường hợp chậm thanh toán hóa đơn, tiền lương. Loại bỏ những điểm kém hiệu quả này là động lực chính để hiện đại hóa ERP. Vì các công nghệ mới được thiết kế đặc biệt để hợp lý hóa các quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp giúp bộ máy quản lý gọn gàng hơn.
Tăng năng suất
Nói một cách đơn giản, các hệ thống ERP hiện đại giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Với quyền truy cập vào dữ liệu kế toán trên điện thoại di động của cá nhân, các nhà lãnh đạo kế toán có thể nhanh chóng ký vào các báo cáo tài chính. Với các quy trình tính lương tự động, các nhà lãnh đạo nhân sự có thể đảm bảo việc thanh toán cho nhân viên diễn ra suôn sẻ và chính xác. Với dữ liệu chuỗi cung ứng theo thời gian thực trong tầm tay, các nhà lãnh đạo hậu cần có thể chủ động điều chỉnh các thay đổi và duy trì hoạt động trơn tru, thay vì phải tạm dừng hoạt động.
Hỗ trợ tăng trưởng
Các doanh nghiệp định hướng tăng trưởng thường muốn có một hệ thống ERP có thể mở rộng quy mô phù hợp với doanh số bán hàng mà không khiến phát sinh chi phí trả trước mới hoặc buộc phải tuyển dụng nhân viên mới. Về bản chất, các hệ thống ERP dựa trên đám mây có khả năng mở rộng vì chúng không bị ràng buộc bởi các giới hạn của cơ sở hạ tầng tại chỗ của doanh nghiệp. Ngược lại, nhiều hệ thống ERP tại chỗ đã được tùy chỉnh cao trong những năm qua nhưng chỉ với những nâng cấp đơn giản nhất cũng là một vấn đề đau đầu.
Khi nào là thời điểm thích hợp để hiện đại hóa?
Thời điểm tốt nhất để hiện đại hóa hệ thống ERP là trước khi ệ thống ERP cũ xuất hiện các dấu hiệu làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hoặc mối quan hệ khách hàng. Ngay khi sự thiếu hiệu quả hoặc sự sai lệch giữa các quy trình ERP bắt đầu xuất hiện trong hoạt động của tổ chức, những vấn đề đó cần được giải quyết.
Tất nhiên, sẽ có một số dấu hiệu rõ ràng về thời điểm hiện đại hóa để anh/chị dễ nhận biết. Nếu anh/chị thường xuyên thấy nhân viên phải vật lộn để truy cập dữ liệu ERP, nếu hệ thống ERP yêu cầu bảo trì liên tục hoặc nếu quy trình chắp vá ngày càng tăng không còn theo kịp nhu cầu thay đổi… thì đó chính là dấu hiệu cần hiện đại hoá ERP.
5 cách Cloud ERP hiện đại hóa doanh nghiệp của anh/chị
Hệ thống ERP dựa trên đám mây không chỉ là hiện đại hóa hoạt động kinh doanh mà còn làm được nhiều việc hơn. Dưới đây là 5 cách mà ERP đám mây đưa hiện đại hóa lên một tầm cao mới:
Giảm chi phí
Các hệ thống ERP tại chỗ phải chịu chi phí triển khai và cơ sở hạ tầng cao, chưa kể chi phí nâng cấp và quản lý CNTT liên tục trong nhiều năm. Song song đó, sự sai lệch giữa các hệ thống tại chỗ có thể làm chậm các quy trình kinh doanh khác và thậm chí còn ăn sâu vào lợi nhuận của doanh nghiệp. Các hệ thống ERP dựa trên đám mây hiện đại giúp giảm hoặc loại bỏ chi phí trả trước. Thay vào đó, các doanh nghiệp chỉ trả phí thường niên để truy cập vào phần mềm ERP và được hưởng lợi từ các bản cập nhật tự động lên phiên bản mới nhất. Khi được phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), ERP trên nền tảng đám mây cũng tự động hóa nhiều quy trình phụ trợ. Chúng bao gồm cả việc chuyển dữ liệu ERP giữa các hệ thống như tài chính và bảng lương hoặc giữa quản lý chuỗi cung ứng và thu mua.
Cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu.
Là xương sống của hoạt động kinh doanh, hệ thống ERP lưu trữ và quản lý dữ liệu từ một số quy trình quan trọng, chẳng hạn như kế toán, chuỗi cung ứng, nhà kho và hàng tồn kho, nguồn nhân lực… Các hệ thống ERP hiện đại cho phép các công ty hợp nhất tất cả dữ liệu này ở một vị trí duy nhất. Đồng thời trao quyền cho các nhà lãnh đạo và giúp những nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên góc nhìn tổng quan.
Hợp lý hóa các quy trình.
Hệ thống ERP đám mây đơn giản hóa và tự động hóa quy trình công việc của doanh nghiệp, từ báo cáo tài chính đến quản lý nhà cung cấp đến bảng lương nhân viên. Hơn nữa, chúng mang đến một giao diện nhất quán cho các quy trình kinh doanh giữa các phòng ban. Từ đó, giúp công việc của nhân viên dễ dàng hơn và cho phép họ làm việc hiệu quả hơn.
Tích hợp công nghệ liền mạch.
Hầu hết các hệ thống ERP dựa trên đám mây cũng tích hợp với các hệ thống IT của bên thứ ba từ các nhà cung cấp khác. Đó có thể là hệ thống CRM của nhóm tiếp thị hoặc giải pháp quản lý tài năng của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp anh/chị. Đổi lại, những tích hợp liền mạch này mang lại hiệu quả cho các nhân viên. Họ có thể vận hành và sử dụng dữ liệu để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của mình mà không khiến quản trị viên IT phải đau đầu xử lý thay.
Trải nghiệm của khách hàng được nâng cao.
Như với bất kỳ sự chuyển đổi công nghệ nào, việc hiện đại hóa ERP cuối cùng được thúc đẩy bởi mong muốn phục vụ khách hàng tốt hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp thúc đẩy doanh số bán hàng. Các quy trình kinh doanh hiệu quả hơn sẽ giúp các cải tiến mang lại lợi ích trực tiếp và gián tiếp cho khách hàng. Các hệ thống dựa trên đám mây hợp nhất tất cả thông tin ở một nơi, giúp các nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng nhanh gọn hơn và ít mắc lỗi hơn.
Hiện đại hóa ERP với NetSuite
Ưu điểm của việc hiện đại hóa ERP là một trong những lý do chính khiến hàng nghìn tổ chức định hướng tăng trưởng đã chuyển sang Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp NetSuite dựa trên đám mây. Hiện đại hóa với NetSuite mang lại sự cải tiến nội bộ như nâng cao hiệu quả và khả năng ra quyết định, giúp người lao động có trải nghiệm làm việc tốt hơn, nâng cao năng suất và giữ chân nhân viên. Hơn nữa là cải tiến cả những mối quan hệ bên ngoài liên quan đến dịch vụ khách hàng.
Điều đó nói lên mỗi công ty có các mục tiêu và ưu tiên khác nhau cho việc hiện đại hóa ERP của mình. Nếu hệ thống ERP hiện tại của anh/chị không còn mang lại hiệu suất mà anh/chị cần, thì bước đầu tiên là xây dựng một tình huống kinh doanh đưa ra các mục tiêu, chi phí, cơ hội và rủi ro của việc hiện đại hóa. Cùng với đó, anh/chị sẽ có một kế hoạch hành động rõ ràng để hiện đại hóa ERP, kết nối các điểm giữa các quy trình kinh doanh quan trọng mà anh/chị muốn cải thiện và lợi ích kinh doanh mà một hệ thống ERP hiện đại có thể mang lại cho tổ chức của anh/chị.
Câu hỏi thường gặp về hiện đại hóa ERP
Nếu những nội dung trên còn khiến anh/chị băn khoăn về lý do vì sao nên hiện đại hóa ERP thì hãy cùng Grant Thornton theo dõi tiếp nội dung dưới đây nhé!
Tại sao doanh nghiệp phải hiện đại hóa ERP?
Hiện đại hóa ERP xảy ra khi một công ty nâng cấp hoặc cải tiến hệ thống ERP cũ của mình để giải quyết những điểm không hiệu quả trong kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp cũng muốn khám phá các cơ hội kinh doanh mới hoặc tận dụng các công nghệ và chức năng tiên tiến của ERP. Ví dụ: Các hệ thống ERP hiện đại dựa trên đám mây cung cấp nhiều lựa chọn và tính linh hoạt về công nghệ hơn nhiều so với ERP tại chỗ. Ngoài ra, các hệ thống ERP dựa trên đám mây có giao diện dễ sử dụng và dễ truy cập hơn từ nhiều loại thiết bị so với các hệ thống cũ. Hệ thống cũng cung cấp các biện pháp kiểm soát bảo mật tốt hơn để giúp đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới được hưởng quyền truy cập.
ERP nghĩa là gì?
ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, một thuật ngữ do Gartner đặt ra vào đầu những năm 1990. Nó đề cập đến phần mềm mà các doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động hàng ngày, bao gồm kế toán, quản lý hàng tồn kho, nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng…
Phần mềm ERP dùng để làm gì?
ERP là phần mềm kinh doanh tổng hợp thông tin từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp của anh/chị trong một cơ sở dữ liệu chung. Hệ thống cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi mọi hoạt động của doanh nghiệp một cách chính xác. Hệ thống ERP thống nhất các chức năng kinh doanh quan trọng, chẳng hạn như: Tài chính, sản xuất, quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, giao tiếp với khách hàng, bán hàng và tiếp thị, quản lý dự án và nguồn nhân lực… Chúng cũng cho phép ban quản lý đưa ra quyết định truy cập dữ liệu và tiến hành phân tích và báo cáo chi tiết về từng bộ phận.
Như vậy, qua nội dung tìm hiểu về hiện đại hóa ERP, anh/chị cũng đã thấy rằng ERP nền tảng đám mây góp phần rất lớn vào hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nếu anh/chị đang dùng ERP tại chỗ hãy nhanh chóng tìm hiểu và nâng cấp hệ thống ERP của mình nhé! Để tìm hiểu chi tiết hơn về những thông tin liên quan đến các giải pháp doanh nghiệp, anh/chị hãy truy cập đến website: https://grantthornton-tsc.com/
