Quá trình triển khai một dự án ERP thường kéo dài vài tháng hoặc 1, 2 năm. Vì vậy, trong quá trình triển khai thường xảy ra những sự cố khiến quá trình thực hiện không đạt được kết quả như mong muốn. Vậy những sự cố ERP là gì? Có những lưu ý gì cần tránh khi triển khai ERP? Ở bài viết này, Grant Thornton sẽ giải đáp các thắc mắc về sự cố triển khai thường gặp.
Nội Dung Trang
Những vấn đề thường gặp khi triển khai ERP
Có những sự việc dù được hoạch định rõ ràng và thực thi bám sát quy trình nhưng vẫn không thể né tránh những sự cố xảy ra. Đối với việc triển khai ERP cũng tương tự như vậy. Và để có phương hướng đề phòng sự cố hiệu quả, anh chị cần phải nắm rõ những sự cố ERP là gì? Dưới đây là 4 sự cố khi triển khai hệ ERP thường gặp phải.
Sự cố về nhân sự
Trong quá trình triển khai dự án, đôi khi sẽ có sự thay đổi về nhân sự từ hai phía: Nhà cung cấp và khách hàng. Đó có thể là một nhân viên trong nhóm dự án nghỉ việc hoặc vì một lý do nào đó mà không tiếp tục tham gia vào dự án. Điều này vô tình sẽ gây là sự cố triển khai ERP.
Không giống như các dự án khác, việc triển khai ERP là sự hợp tác của cả hai bên. Vậy trong trường hợp này, cách khắc phục sự cố ERP là gì? Đó là, trong bất kỳ sự thay đổi nhân sự nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Để tránh trường hợp này xảy ra, hai bên luôn phải có sự chuẩn bị dự phòng về nhân lực để ứng phó khi có sự cố thiếu nhân sự.
Sự cố về xung đột quan điểm giữa nhân viên bên khách hàng và nhân viên nhà cung cấp
Không chỉ riêng dự án ERP, mọi mối quan hệ hợp tác thành công đều phải dựa trên thiện chí của hai bên. Nếu không sẽ dễ dẫn đến những mâu thuẫn không mong muốn. Vậy trong trường hợp này, sự cố ERP là gì?
Đối với các dự án ERP, đặc biệt là phần mềm được thiết kế theo nhu cầu riêng của từng khách hàng nên thường có những xung đột xảy ra. Đó là khi khách hàng yêu cầu chỉnh sửa nhiều, nhưng có nhiều vấn đề không phù hợp với toàn bộ hệ thống nên nhà cung cấp sẽ không thể đáp ứng được. Hơn nữa, thời gian làm việc kéo dài, khối lượng công việc thường khá lớn nên trong quá trình làm việc sẽ không tránh khỏi những căng thẳng, mâu thuẫn.
Đối với trường hợp trên, cách khắc phục sự cố ERP là gì? Điều đầu tiên là mọi vấn đề về công việc cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng. Nhà cung cấp cũng nên tạo ấn tượng tốt và thiện chí trong việc hỗ trợ khách hàng để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn.
Khi triển khai bất cứ phần mềm nào, rủi ro là điều không thể tránh khỏi
Các sự cố về kỹ thuật
Có một số sự cố kỹ thuật có thể xảy ra như máy tính doanh nghiệp bị nhiễm vi rút gây hậu quả nghiêm trọng. Một trong những hậu quả đó là: Vi rút phá hủy đĩa cứng, vi rút xóa một số tệp ngẫu nhiên trong bất kỳ thư mục nào trên đĩa cứng, hoặc đôi khi máy tính, máy chủ bị “chết” trong quá trình triển khai. Điều này sẽ khiến thời gian triển khai bị dừng đột ngột để chờ xử lý.
Các sự cố bất khả kháng khác
Một số trường hợp bất khả kháng khác như bên doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm giải thể. Một số trường hợp khác như công ty mẹ đột ngột quyết định áp dụng phần mềm khác thay thế phần mềm đang triển khai. Trong những trường hợp này, sự cố ERP là gì?
Với tình hình trên, doanh nghiệp dễ lâm vào cảnh vướng mắc pháp luật và có nguy cơ phải đóng cửa. Đôi khi là do có quá nhiều nhân viên tham gia dự án xin nghỉ việc, doanh nghiệp buộc phải dừng dự án. Vì vậy, việc dừng dự án và thanh lý hợp đồng khi chưa hoàn thành việc triển khai cũng thường được đề cập rõ ràng trong hợp đồng để doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro.
7 Vấn đề chính cần tránh khi triển khai hệ thống ERP
Khi đã biết những sự cố ERP là gì, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những vấn đề cần phải tránh khi triển khai hệ thống ERP. Ngoài ra, anh chị có thể tìm hiểu thêm về phương pháp luận triển khai thành công được Grant Thornton đề nghị để tăng tỉ lệ đạt kết quả của dự án.
Nhóm triển khai ERP không được hỗ trợ đầy đủ
Sau quá trình tốn thời gian lựa chọn phần mềm quản lý ERP phù hợp, lãnh đạo doanh nghiệp cần phân công rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân trong quá trình triển khai ERP để đạt được mục tiêu.
Doanh nghiệp cần nhớ, quá trình triển khai ERP là công việc khó khăn và tốn nhiều thời gian. Một trong những sai lầm lớn nhất mà anh chị có thể mắc phải là cố gắng giải quyết quá nhiều việc cùng một lúc mà không có sự hỗ trợ. Trong trường hợp này, giải pháp cần có để khắc phục sự cố ERP là gì? Như đã nhắc đến ở nội dung trên, anh chị cần phân công rõ ràng các công việc cho đến khi việc triển khai ERP hoàn tất.
Nắm được các vấn đề cần tránh khi triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn khi xử lý rủi ro
Lập kế hoạch chưa sát thực tế
Triển khai hệ thống ERP là một công việc phức tạp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức dựa trên một kế hoạch chi tiết. Đây là lý do tại sao anh chị nên tận dụng tốt những thông tin và lưu ý do nhà cung cấp chia sẻ. Thông tin và thủ thuật đó sẽ rất hữu ích, giúp anh chị lập kế hoạch triển khai toàn bộ hệ thống ERP, đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
Thiếu thời gian đào tạo
Anh chị có biết một trong những tác nhân lớn gây ra sự cố ERP là gì? Đó là các nhân sự trong doanh nghiệp chưa được đào tạo kỹ lưỡng. Vì vậy, doanh nghiệp cần cho nhân sự học cách làm việc với phần mềm ERP. Quá trình này nên được coi là một phần quan trọng trong chiến lược của doanh nghiệp.
Việc thiếu thời gian đào tạo sẽ khiến nhân viên lúng túng và gặp khó khăn trong quá trình làm việc
Triển khai ERP sai thời điểm
Năm 1999, Hershey chọn thời điểm Halloween để triển khai hệ thống ERP. Trong khi đó, đây là thời điểm anh chị rộn nhất trong năm của họ. Vì vậy, họ đã phải đối mặt với hàng loạt rủi ro liên quan đến các ứng dụng của hệ thống phần mềm ERP dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
Triển khai hệ thống ERP dồn dập
Nhiều doanh nghiệp muốn đưa hệ thống phần mềm ERP vào ứng dụng cùng lúc ở tất cả các phòng anh chị. Tuy nhiên, quá trình triển khai sẽ thành công hơn khi được thực hiện theo từng bước nhỏ hoặc chia thành các giai đoạn khác nhau. Điều này giúp cho quá trình triển khai không gây áp lực cho nhân viên sử dụng hệ thống ERP hàng ngày.
Không tận dụng hết lợi thế của các tính năng
anh chị sẽ ngạc nhiên khi biết rằng nhiều doanh nghiệp không dành thời gian để tìm hiểu kỹ các tính năng của phần mềm ERP. Để có được ROI cao, doanh nghiệp cần tận dụng tối đa các tính năng trong việc triển khai ERP. Điều này sẽ giúp cho việc liên lạc với nhà cung cấp đi đúng hướng và làm cho việc đào tạo trở nên hiệu quả hơn.
Thất bại khi chưa trải qua thử nghiệm
Doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP sẽ gặp nhiều rủi ro nếu không đầu tư thời gian và nguồn lực vào quá trình thử nghiệm. Việc dùng thử giúp người dùng hiểu rõ về phần mềm ERP, tìm ra những ưu nhược điểm, hỗ trợ quá trình đàm phán giá và tính năng hiệu quả hơn.
Khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần đầu tư một nguồn lực rất lớn
Qua những thông tin chia sẻ về sự cố ERP là gì ở bài viết trên, Grant Thornton mong rằng anh chị đã hiểu hơn về những sự cố thường xảy ra với phần mềm ERP. Đồng thời, anh chị cũng đã nắm được những điều cần tránh khi triển khai ERP. Nếu anh chị đang quan tâm đến các phần mềm liên quan đến giải pháp doanh nghiệp và cần được giải đáp thắc mắc, hãy liên hệ với Grant Thornton qua hotline: +84438501686 để được hỗ trợ tư vấn.
