Điểm chung của một nhà sản xuất các sản phẩm chải chuốt cho nam giới, một doanh nghiệp vận chuyển đang phát triển nhanh và một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần vận chuyển chuyên biệt là gì? Cả ba đều có những thách thức nan giải được giải quyết bằng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

Hành trình của các ERP case study này đều bắt đầu với việc triển khai ERP. Sau khi vận hành, doanh nghiệp đã đạt được: Doanh số bán hàng nhiều hơn mà không cần thêm nhân viên mới, quy trình tính lương nhanh hơn và chính xác hơn cũng như khả năng giao hàng chục nghìn đơn đặt hàng mỗi ngày mà không bị chậm trễ hoặc sai sót.

Triển khai ERP là gì?

Triển khai ERP là quá trình cài đặt phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Sau đó, tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp của anh/chị đang tận dụng tối đa công nghệ vào quy trình vận hành. Quá trình triển khai bao gồm ba giai đoạn chính:

• Cài đặt phần mềm tại chỗ hoặc ký hợp đồng với nhà cung cấp SaaS. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tìm kiếm sự trợ giúp từ nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai chuyên về ERP. Và Grant Thornton là một trong những tổ chức đang cung cấp giải pháp doanh nghiệp với hệ thống phần mềm ERP là sản phẩm cốt lõi. Grant Thornton sẽ làm việc với anh/chị để thiết kế, thực hiện và tối ưu hóa các chiến lược kết hợp công nghệ để hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp hiệu quả nhất.
• Di chuyển dữ liệu từ hệ thống trước đây của doanh nghiệp anh/chị sang ERP mới.
• Đào tạo đội ngũ liên quan sử dụng phần mềm mới. Quá trình này có thể là do những nhân viên trước đây đã sử dụng hệ thống chia sẻ lại hoặc sẽ được bên đối tác triển khai thực hiện hướng dẫn.

Tỷ lệ triển khai ERP thành công đang được cải thiện nhờ tập trung vào trải nghiệm người dùng. Cụ thể là giao diện ERP sẽ đơn giản hơn, linh hoạt hơn về cấu hình, chức năng di động và tự động hóa gia tăng. Trên thực tế, Khảo sát SaaSPath năm 2021 của IDC cho thấy “dễ sử dụng” là tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp nhất khi mua các ứng dụng tài chính.

Phương pháp hay nhất để đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP là phải có những yếu tố như: Tổ chức một nhóm triển khai mạnh gồm các nhà lãnh đạo từ mọi lĩnh vực trong doanh nghiệp của anh/chị, biết được chính xác vấn đề hiện tại doanh nghiệp đang gặp phải và chỉ ra được giải pháp muốn đạt được. Nhờ vậy, bên triển khai có thể nắm bắt chính xác nhu cầu của doanh nghiệp để thực hiện triển khai ERP đúng như nguyện vọng của doanh nghiệp.

Khi chọn ERP, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng ERP có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp và phù hợp với hệ thống đối tác của anh/chị. Đồng thời anh/chị có thể thiết lập và vận hành trong một khung thời gian hợp lý, tốt nhất là 90 ngày hoặc ít hơn. Cuối cùng, hãy đảm bảo các chính sách và thủ tục tài chính của anh/chị được điều chỉnh để tận dụng tối đa hệ thống mới.

Kết luận
Việc triển khai ERP là một quá trình phức tạp: Các nhà cung cấp ERP luôn khuyên anh/chị nên đánh giá cẩn thận các nhà cung cấp hoặc đối tác ERP trước khi bắt đầu. Ngoài ra, anh/chị cũng cần thực hiện theo từng giai đoạn và đảm bảo thực hiện đúng tiến độ cũng như sự kỳ vọng khi triển khai dự án. Để biết rõ hơn về những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp là gì, anh/chị hãy cùng Grant Thornton điểm qua 3 ERP case study ở nội dung dưới đây.

3 Case Study triển khai ERP thành công

Với 3 ERP case study đã thành công với các dự án triển khai ERP, các doanh nghiệp này đều đúc kế ra những điều quan trọng sau:

ERP Case Study #1: Fulton & Roark

Fulton & Roark, một nhà bán lẻ các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp cho nam giới, là một ví dụ về việc triển khai ERP thành công.

Trước khi nâng cấp lên ERP đầy đủ tính năng, doanh nghiệp có trụ sở tại phía Bắc Carolina đã theo dõi hàng tồn kho của mình bằng bảng tính và dữ liệu tài chính trong phần mềm kế toán trên máy tính để bàn, Sage Live. Khi doanh nghiệp bắt đầu tăng gấp đôi doanh số bán hàng qua từng năm, ban lãnh đạo cảm thấy các quy trình hiện tại của doanh nghiệp không theo kịp. Bảng tính không thể giải thích cho việc thay đổi chi phí hàng tồn kho và phần mềm kế toán không có quy trình công việc cần thiết để ghi lại giá vốn hàng bán (COGS), một chỉ số tài chính quan trọng.

Kết quả là nhóm Fulton & Roark đã phải cập nhập dữ liệu với số lượng gấp đôi nhưng theo cách thủ công.

Để tập trung tất cả công việc vào một nơi, những người đồng sáng lập của doanh nghiệp đã triển khai NetSuite ERP. Theo các thành viên trong nhóm, sau quá trình thực hiện kéo dài ba tuần, các thay đổi đã diễn ra ngay lập tức. Cuối cùng, nhóm Fulton & Roark đã có thể:

• Nắm bắt và sửa lỗi kế toán liên quan đến hàng tồn kho.
• Ngừng làm việc với các kế toán bên ngoài, tăng đáng kể lượng xử lý công việc mà không cần thêm nhân viên.
• Tăng doanh số bán hàng khoảng 50% hàng năm mà không cần tăng số lượng nhân viên.
• Có được bức tranh chính xác hơn về biên lợi nhuận và hàng tồn kho, giúp phát triển hoạt động thương mại điện tử của doanh nghiệp.

Kết luận
Việc triển khai ERP không cần phải thực hiện trong thời gian dài. Bằng chứng là nhóm của Fulton & Roark đã bắt đầu và làm việc với hệ thống ERP chỉ sau khoảng 20 ngày. Câu chuyện của doanh nghiệp cũng nhấn mạnh một yếu tố thành công chính: Để người quản lý có đủ quyền lực và sự ảnh hưởng nắm dự án. Trong trường hợp này, những người đồng sáng lập đã khởi xướng dự án. Các chuyên gia cho biết, đây cũng chính là dự án điển hình cho thấy sức ảnh hưởng của người nắm dự án có thể thúc đẩy sự chấp nhận của nhân viên.

ERP Case Study #2: N&N Moving Supplies

ERP case study N&N Moving Supplies là một nhà phân phối thiết bị và vật tư chuyển nhà do một gia đình điều hành. Doanh nghiệp này đã triển khai thành công hệ thống ERP sau khi mở rộng từ một địa điểm ở Georgia sang ba địa điểm ở nhiều tiểu bang và tăng hơn gấp bốn lần nhân công lao động.

Chạy trên QuickBooks và nhà cung cấp bảng lương bên thứ ba, gần như không thể lưu giữ thời gian chính xác của hồ sơ và đối chiếu bảng lương với các tài khoản sổ cái chung. Vì vậy, N&N đã chuyển sang sử dụng ERP để quản lý các quy trình kế toán và tính lương cho doanh nghiệp của mình. Trong quá trình triển khai NetSuite ERP, N&N đã làm việc với một đối tác của NetSuite là NOVAtime để thêm giải pháp chấm công vào hệ thống chính.

Sau khi triển khai xong dự án, N&N đã có thể:

• Giảm 84% thời gian xử lý bảng lương.
• Cân đối tài khoản kế toán nhanh hơn.
• Cải thiện độ chính xác của số giờ và thời gian nghỉ phép.
• Xem được xu hướng chi phí lao động trên cả 3 cơ sở kinh doanh của doanh nghiệp.
• Cấp cho nhân viên quyền truy cập vào bảng điều khiển ERP được cá nhân hóa trên iPad tại mỗi địa điểm.

Kết luận
Bài học điển hình của N&N đề cập đến một yếu tố thành công quan trọng khác trong triển khai ERP đó là: Quản lý tinh thần của nhân viên. Các dự án ERP thường thất bại khi các giám đốc điều hành và các nhân viên khác không cảm thấy hài lòng. Bằng cách cung cấp bảng điều khiển được cá nhân hóa và lý tưởng nhất là giải thích các lợi ích của chúng cho nhân viên trước khi triển khai, N&N đã tránh được rủi ro này. Nghiên cứu điển hình cũng cho thấy rằng đối tác bên thứ ba có thể hữu ích trong việc điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp chính xác với nhu cầu của doanh nghiệp anh/chị.

ERP Case Study #3: Green Rabbit

Đây là câu chuyện của hai người bạn bắt đầu kinh doanh bán buôn kẹo. Sau đó, họ gặp phải một vấn đề: Vận chuyển những thanh sô cô la dễ bị chảy trong những tháng mùa hè. Sau khi những người bạn thiết kế một chuỗi cung ứng “nhạy” với nhiệt, các doanh nghiệp thực phẩm khác đã nhờ họ giúp đỡ. Bộ đôi này đã đổi thương hiệu thành Green Rabbit, một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần chuỗi cung ứng chuyên vận chuyển nhanh hàng hóa dễ hỏng.

Sự thay đổi trong chiến lược đó đã được thử nghiệm tại các quy trình hiện tại của doanh nghiệp, dựa trên QuickBooks, Excel và email. Nhiều cơ sở dữ liệu của Green Rabbit không thể “giao tiếp” với nhau, khiến việc phân tích dữ liệu theo thời gian thực là không thể. Nhà kho cũng thường chờ đợi sự trợ giúp từ nhóm IT của doanh nghiệp.

Green Rabbit đã chọn NetSuite ERP và nhóm dịch vụ chuyên nghiệp của NetSuite đã giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống trong ba tháng.

Green Rabbit bây giờ đã có thể:

• Giúp khách hàng vận chuyển kẹo, đồ ăn nhẹ và hơn thế nữa trên toàn quốc trong 24 giờ từ một trong ba kho hàng khác nhau mà không có lỗi hàng tồn kho.
• Cung cấp hàng chục nghìn đơn hàng mỗi ngày, không chậm trễ.
• Nhận dữ liệu được đảm bảo không có lỗi từ hệ thống ERP của mình, thay vì gặp rủi ro do lỗi do nhập dữ liệu thủ công.
• Có thể tăng gấp ba khối lượng đặt hàng nếu muốn, mà không ảnh hưởng đến hệ thống của nó.

Kết luận
Khi được triển khai đúng cách, ERP giúp quản lý chuỗi cung ứng từ phức tạp sang dễ dàng hơn, như case study của Green Rabbit đã cho thấy. ERP là then chốt cho sự tăng trưởng. Green Rabbit sau khi triển khai ERP đã phát triển đáng kể và dự kiến doanh nghiệp sẽ còn mở rộng hơn nữa.

Qua những bài học rút ra từ các case study điển hình trên đã giúp chúng ta có thể thấy “sự nhanh gọn” của hệ thống ERP đã mang lại thành công cho doanh nghiệp. Khi các nhóm tài chính ngừng xem xét hàng chục bảng tính và hồ sơ giấy, mà họ vẫn có thể có được chiến lược của mình thông qua hệ thống ERP. ERP đã giúp doanh nghiệp điều hành và quản lý doanh nghiệp hiệu quả vì có thể dự đoán các xu hướng trong tương lai và thích ứng nhanh chóng để đánh bại các đối thủ cạnh tranh.

Yếu tố thành công của ERP

Từ ERP case study trên anh/chị cũng đã thấy các hệ thống ERP có thể “cách mạng hóa” các doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho con đường phát triển của doanh nghiệp. Cách ứng dụng thành công ERP của các doanh nghiệp đều có chung một số đặc điểm. Đầu tiên là sự chấp nhận và tinh thần của nhân viên, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải khuyến khích sự tham gia của các thành viên liên quan. Doanh nghiệp có thể thực hiện bằng cách trình bày với người dùng những lợi ích mà ERP sẽ mang lại cho bản thân họ.

Cung cấp bảng điều khiển và giải pháp phù hợp với từng doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ thực hiện điều đã nói trên. Điều quan trọng nữa là lập kế hoạch và thực hiện việc triển khai một cách hiệu quả, đồng thời có những kỳ vọng thực tế về thời gian để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Những thách thức của ERP là gì?

Qua những ERP case study trên, anh/chị sẽ dễ nhìn thấy được những ưu điểm khi triển khai phần mềm. Tuy nhiên, có hai trong số những thách thức ERP thường được các chuyên gia lưu ý đó là:

Lựa chọn đúng nhà cung cấp: Việc chọn một hệ thống ERP không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp anh/chị sẽ có thể dẫn đến việc triển khai không thành công. Nhiều cố vấn khuyên anh/chị nên đánh giá khoảng năm nhà cung cấp trước khi chọn mua ERP nào.

Bắt nhân viên phải ủng hộ sự thay đổi: Như đã đề cập, các nhóm nhân viên có thể sẽ phản đối việc chuyển đổi sang ERP nếu anh/chị không cho nhân viên của anh/chị thấy lý do tại sao hệ thống mới sẽ hữu ích với họ. Do đó, trước khi triển khai dự án, hãy giải thích cách ERP sẽ giúp công việc hàng ngày của mỗi nhân viên trở nên dễ dàng hơn trước và đảm bảo họ sẽ được đào tạo cụ thể.

Tại sao triển khai ERP thất bại?

Dù biết đến 3 ERP case study trên, nhưng vẫn có nhiều doanh nghiệp lo ngại sẽ gặp phải thất bại khi triển khai ERP. Trên thực tế, doanh nghiệp triển khai ERP thất bại thường do không lường trước được sự cố xảy ra. Vì vậy, các doanh nghiệp cần quản lý rủi ro thật tốt để hạn chế tối đa thất bại.

Ví dụ trong một trường hợp thường được nhắc đến, việc triển khai của một nhà phân phối đa quốc gia đã thất bại nghiêm trọng, dẫn đến sự chậm trễ lớn trong việc vận chuyển và mất doanh thu. Hóa ra doanh nghiệp đã gặp vấn đề về hoạt động trước khi bắt đầu triển khai. Vì doanh nghiệp vừa mua lại một doanh nghiệp khác và đang gặp khó khăn trong việc tích hợp hoạt động của doanh nghiệp mới vào hoạt động của mình. Đáng lẽ, ban lãnh đạo doanh nghiệp nên quản lý rủi ro đó bằng cách xác định và khắc phục các vấn đề hoạt động của doanh nghiệp trước khi bắt đầu triển khai ERP.

Nội dung bài viết trên là những chia sẻ liên quan đến những điều thường gặp khi triển khai ERP. Đồng thời, Grant Thornton cũng cho anh/chị thấy 3 ERP case study đã thực hiện thành công ERP và đang hưởng những lợi ích to lớn của hệ thống này mang lại. Vì vậy, nếu anh/chị đang có nhu cầu muốn triển khai ERP thì đừng chần chừ thêm nữa, hãy liên hệ ngay hotline: +84 8 3910 9100 để Grant Thornton có thể hỗ trợ tư vấn nhé!

Grant Thornton TSC

See author's posts